Sistema de Informação Gerencial Contábil uma Ferramenta para Tomada de Decisão - Estudo de Caso Aplicado a Média Empresa
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SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL/GERENCIAL COMO FERRAMENTA PARA A TOMADA DE DECISÃO: ESTUDO DE CASO APLICADO NA MÉDIA EMPRESA INDUSTRIAL

Joinville

2004

Agradecer a Deus, pelo dom da vida, conquista e ciência.

Aos meus Pais, sinto-me tão envaidecido de vós, pelo exemplo e esforço que talvez não saiba exprimir em palavras o especial carinho, o amor sincero e a gratidão que dedicaram.

Minha gratidão e homenagem a minha esposa e meus filhos e a todos aqueles que pela compreensão, abnegação ou pelo simples convívio ao longo destes anos, sempre presente com um sorriso amigo e um gesto de carinho.

Aos mestres, em especial o meu orientador específico Sr. Arnoldo Schmidt Neto e a professora Adelaide Maria Bogo Schmitt, por ser exemplo de dedicação, de doação, de dignidade pessoal e sobretudo de amor. Meu carinho e gratidão aos verdadeiros mestres, que souberam, além de transmitir seus conhecimentos, transmitiram sua experiência.


RESUMO

Este trabalho tem como objetivo demonstrar a grande utilidade dos Sistemas de Informações Contábeis/Gerenciais como ferramentas na tomada de decisão das empresas, utilizando como modelo uma empresa de médio porte como estudo de caso. O tema é de grande importância, uma vez que os sistemas de informações se tornam cada vez mais comuns dentro das empresas, o que auxilia todos os setores a trabalharem de forma integrada, com fornecimento simultâneo de informações, facilitando a gestão dos departamentos e da empresa como um todo. O SIG é visto, na atualidade, como sistema de apoio à gestão empresarial na tomada de decisão. Os assuntos que foram abordados nesse trabalho abrangeram num primeiro momento o SIG de modo generalizado, os relatórios gerados por esses sistemas e quais os seus papéis na decisão gerencial. Num segundo momento, a contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, seus objetivos, recursos utilizados, entre outras informações. Por fim, fez-se um estudo de caso mostrando qual o papel do Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa de médio porte, cujo objetivo foi demonstrar na prática como se comporta esse tipo de sistema no dia-a-dia da empresa selecionada. Assim, numa perspectiva diferente e de forma analítica, a contabilidade auxilia os gerentes das entidades em seu processo decisório. Este trabalho se destina a todos que vêem os sistemas de informações como auxiliadores na gestão das empresas e como instrumentos imprescindíveis no fornecimento das informações que alimentarão as atividades empresariais do século XXI.


INTRODUÇÃO

Este trabalho de monografia se concentra em pesquisar o Sistema de Informação Contábil/Gerencial e o seu papel como ferramenta auxiliadora na tomada de decisão das empresas. Tendo em vista que o mundo globalizado exige cada vez mais rapidez nas decisões e o gestor da atualidade precisa ser rodeado por todos os tipos de informações que lhe ajudem a optar sempre pela melhor alternativa na hora de tomar decisões.

Portanto, o presente trabalho tem como finalidade tratar do Sistema de Informação Gerencial, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, uma vez que essa possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas industriais. O trabalho objetiva demonstrar na prática, através de um estudo de caso, como se comporta o Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa industrial de médio porte, quais as características desses sistemas, seus objetivos e os resultados alcançados.

Em pleno século XXI, falar de Sistemas de Informação agregados à Contabilidade Gerencial é sempre de grande importância, uma vez que são os dados contábeis que alimentam as necessidades informativas de uma série de usuários, como os setores da própria empresa, administração, gerência, acionistas, fornecedores, credores e os próprios funcionários. Todos utilizam-se de informações contábeis para a continuação e o bom andamento de suas atividades, sendo que os sistemas de informações agilizam essas informações, tornando-as mais precisas e organizadas.

A opção por pesquisar sobre esse tema veio da necessidade de demonstrar a real importância dos sistemas de informações dentro das empresas industriais, sendo que esses trabalham na busca pela excelência empresarial, pela redução do tempo das tarefas, pela precisão das informações.

A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica em livros especializados no assunto, baseado em textos de autores renomados, com leitura exploratória e seletiva, além de pesquisa em artigos de revistas periódicas e consultas a Internet. Para enriquecer o trabalho dessa monografia, optou-se por fazer um estudo de caso em uma empresa industrial de médio porte, localizada na cidade de Joinville.

O trabalho está disposto em três capítulos, sendo que o primeiro trata sobre o Sistema de Informação Gerencial em todas as suas peculiaridades. De uma forma mais geral, procurou-se esclarecer as informações sobre esses sistemas, sua forma de funcionamento e como tais sistemas transformam simples dados em informações preciosas para seus usuários.

O segundo capítulo foi destinado a tratar sobre a Contabilidade no contexto de Sistema de Informação, uma vez que o sistema contábil, após o processo de informatização, produz informações de grande utilidade aos gestores da empresa. O Sistema de Informação Contábil (SIC) é demonstrado, nesse segundo capítulo, de forma a deixar claro sua relevância no planejamento e no controle das informações sobre a Contabilidade da empresa.

O terceiro e último capítulo foi exclusivamente dedicado ao estudo de caso. Por meio desse estudo, pretende-se demonstrar como se comporta, na prática, o Sistema de Informação Gerencial na referida empresa, fazendo-se uma análise e avaliação desse sistema, não só em áreas de atuação isoladas, mas também na empresa como um todo, assim como os resultados obtidos.

Nas páginas a seguir, procurou-se contribuir para a elucidação desse assunto, expondo seus principais aspectos de forma clara e objetiva, para que o leitor possa compreender melhor a relevância dos Sistemas de Informação Contábil/Gerencial dentro das empresas brasileiras como ferramenta no processo decisório.

1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

O Sistema de Informação Gerencial (SIG), por princípio, desempenha um ativo papel de apoio à tomada de decisão, seja qual nível for. Criou-se o SIG a partir das necessidades gerenciais básicas, a partir do mundo real, do fato operacional, daquilo que acontece, ou que está planejado para acontecer no dia a dia da empresa.

Vive-se em uma sociedade onde a Tecnologia da Informação está presente de forma muito influente, onde praticamente todas as pessoas reconhecem a importância e os benefícios para a sociedade. Mesmo assim, existe ainda hoje uma grande barreira entre as pessoas e as Tecnologias da Informação pois, de maneira intuitiva, percebe-se que ela fará mudanças intensas em nosso modo de vida.

Neste capítulo são apresentados os principais aspectos conceituais de sistemas, informações, Sistema de Informação Gerencial e Sistema de Apoio à Decisão Gerencial.

A partir da apresentação desses conceitos é possível identificar e avaliar aplicação do Sistema de Informação Gerencial na organização como um todo. Isto porque toda empresa tem informação que proporciona a sustentação para as suas decisões, mas nem todas têm um sistema estruturado de informação gerencial que possibilita otimizar o seu processo decisório.

1.1 Sistemas

"Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função" (OLIVEIRA, 1993, p. 23).

Para Padoveze (2000, p. 42) "Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou parte que integram, formando um todo unitário e complexo".

Segundo Cruz (2000, p. 53) "Sistema é a disposição das partes de um todo, que de forma coordenada formam estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades".

Todos têm em comum uma idéia de conjunto de partes interdependentes, interação de processo para um determinado objetivo. Em um sistema, colaboram vários componentes e estes precisam ter os objetivos claramente definidos para que todos os seus participantes entendam e possam interagir e planejar.

"Os componentes básicos que compõem um sistema são: objetivos do sistema, ambiente do sistema, saída do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema" (PADOVEZE, 1998, p. 25).

Os componentes de um sistema são, segundo Churchman (1972, p. 51):

a) os objetivos totais do sistema e, mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema interno;

b) o ambiente do sistema: as coações fixas;

c) os recursos do sistema;

d) os componentes do sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento.

Oliveira (1999, p. 24), assim define os componentes de um sistema:

a) objetivo do sistema;

b) entrada do sistema;

c) processo de transformação;

d) saída do sistema;

e) controle e avaliação do sistema;

f) realimentação ou feedback do sistema.

Apesar de algumas diferenças, as considerações desses autores são similares. A figura 1 apresenta os componentes de um sistema. As entradas têm a função de fornecer ao sistema as informações para serem processadas. O processo de transformação tem a função de processar estas entradas transformando-as em resultado (saída). A saída corresponde ao resultado do processo de transformação das entradas, analisando se elas estão de acordo ou coerentes com os objetivos estabelecidos, efetuando os controles e as avaliações de maneira adequada, ajustando ou modificando nas atividades de entrada ou processamento.

Figura 1: Componentes de um Sistema.

Fonte: Oliveira (1993, p. 24).

O sistema também pode ser considerado o núcleo central ou o foco de estudo dentro de um processo. Existem também os limites do sistema, dentro do qual se analisa como o ambiente influencia ou é influenciado pelo sistema.

1.1.1 Ambiente de um Sistema

Uma maneira de se entender o conceito de sistema é tentando entender o sistema em que se vive. Estamos rodeados de sistemas. O mais famoso e comentando é o sistema econômico, mas existem os sistemas de defesa, sistema solar, entre outros.

Cada área está separada de forma específica, os problemas e soluções são encontrados para cada um dos sistemas isoladamente deixando claro que estes vários sistemas não estão totalmente separados, todos eles convergem para um mesmo sistema, o que vivemos, nossa sociedade, nosso universo.

1.1.2 Sistemas Empresariais

A empresa por si já é um sistema, em conseqüência, um sistema de informação, o maior de todos, tendo em vista a sua complexidade de atividades e a grandiosidade de manipulação de informações diversas.

"O ambiente é representado por tudo aquilo que se situa fora dos limites do Sistema. É o conjunto de todos os demais Sistemas que fornecem e recebem dados do sistema em referência, e sobre os quais dificilmente podemos exercer alguma ação modificadora" (RICCIO, 1989, p. 25). "A empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade" (PADOVEZE, 1998, p. 30).

Pode-se dizer que a empresa tem uma missão com a sociedade, que consiste em otimizar a satisfação das necessidades humanas. A figura 2 mostra a empresa como um sistema aberto, ressaltando-se as diversidades e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa.

Figura 2: Empresa Como um Sistema Aberto.

Fonte: Padoveze (1998, p. 31).

O sistema empresa é um dos mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocado de várias maneiras. No enfoque de Catelli e Guerreiro apud Padoveze (1998, p. 34) o sistema empresa se divide em seis subsistemas, como segue:

a) subsistema Institucional;

b) subsistema de Gestão;

c) subsistema Formal;

d) subsistema Social;

e) subsistema de Informação;

f) subsistema Físico-operacional.

a) Subsistema Institucional - O subsistema institucional é a matriz dos demais subsistemas da empresa, compreende a definição da missão, visão, crença e valores. Da Missão, crença e valores a empresa define seu modelo de gestão.

b) Subsistema de Gestão - É no subsistema de gestão que as decisões são tomadas. Compreendendo um conjunto

de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam: de análise do ambiente externo e interno, elaboração do planejamento estratégico e das diretrizes e políticas estratégicas, controle etc.

c) Subsistema Formal - Corresponde a estrutura administrativa da empresa, de autoridade e responsabilidade. É no subsistema organizacional onde as tarefas e atividades são agrupadas em setores, departamentos ou divisões. É importante ressaltar que o subsistema formal recebe impacto substancial do subsistema de gestão, principalmente no tocante à definição das questões de responsabilidade e autoridade que, por sua vez, irão impactar no Subsistema Social.

d) Subsistema Social - Compreende os indivíduos que fazem parte do sistema empresa, bem como toda a cultura, características e demais aspectos relacionados às pessoas (necessidade dos indivíduos, criatividade, objetivos individuais, motivação, liderança, treinamento etc.).

e) Subsistema de Informação - Compreende todo o conjunto de necessidades informacionais para os gestores, sendo esta a sua principal matéria prima.

f) Subsistema Físico-operacional - Compreende as instalações físicas e equipamentos do sistema empresa. A estruturação deste subsistema está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa, possibilitando a maior quantidade de ações para obter a redução dos custos e maximização do lucro.

1.2 Gestão de Dados e Informações

A gestão de dados e informações com seus respectivos recursos é parte integrante da Tecnologia da Informação. Estes também são subsistemas especiais do Sistema de Informação global da empresa.

"Os dados, quando a eles são atribuídos valores, transformam-se em informações. A gestão de dados e informações compreende atividades de guarda e recuperação de dados, níveis e controle de acesso das informações" (NORTON, 1996, p. 58).

1.2.1 Dado

"Dado é qualquer elemento identificado de sua forma bruta que, por si só, não conduz uma compreensão de determinado fato ou situação" (OLIVEIRA, 1999, p. 36). Segundo Stair (1998, p. 4) "Dados são fatos em sua forma primária, como por exemplo, nome de um empregado, número de horas trabalhadas em uma semana".

1.2.2 Informação

"Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões" (OLIVEIRA, 1993, p. 34). "É o resultado do tratamento dos dados existentes acerca de alguém ou de alguma coisa" (CRUZ, 2000, p. 53). Stair (1998, p. 4) assim definem: "informação é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si".

Pode-se dizer que, informação é o dado trabalhado que permite ao gestor tomar decisões. A informação seria o resultado da análise da capacidade de produção, custo de venda de produtos, produtividade dos funcionários etc. Ao serem utilizadas pelos gestores, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as suas várias unidades organizacionais.

Conforme Stair (1998, p. 4) a informação para ser valiosa para os gestores e tomadores de decisão, deve ter as seguintes características:

a) precisas - não tem erros;

b) completa - contém todos os fatos importantes;

c) econômica - deve ser de produção relativamente econômica;

d) flexível - pode ser utilizada para diversas finalidades;

e) confiável - pode ser dependente;

f) relevante - é importante para o tomador de decisão;

g) simples - não pode ser exagerada e nem complexa;

h) em tempo - é enviada quando necessária;

i) verificável - pode-se checá-la.

O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis e a eficiência na utilização do recurso da informação é medida pela relação do custo para obtê-la e o valor do benefício do seu uso.

1.3 Sistema de Informação Gerencial (SIG)

"Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados" (OLIVEIRA, 1993, p. 39).

"Um SIG fornece aos administradores, informações úteis para obter um feedback para várias operações empresariais" (STAIR, 1998, p. 208).

Nas empresas sempre houve um mecanismo de controle de informação. Com o tempo, este mecanismo foi sendo aprimorado até chegar ao estado formal e denominado como sendo um sistema para controlar as informações.

1.3.1 Tipos de Relatórios Gerenciais

Segundo Stair (1998, p. 209) o mecanismo de saída de informação em um SIG é um relatório. É através da análise destes relatórios que os administradores avaliam o funcionamento da empresa. Alguns tipos de relatórios usados são:

a) Relatórios Programados - São relatórios pré-especificados, utilizados pelos gerentes regularmente. São emitidos diariamente, semanalmente ou mensalmente. Contém informações de uso contínuo, como demonstrativos de venda. Por exemplo um gerente de produção poderia usar um relatório resumido semanal e ou mensal que liste os custos totais de folha de pagamento para monitorar e controlar os custos da mão de obra das tarefas.

b) Relatórios por Solicitação - São relatórios emitidos quando se quer uma informação específica. Podem ser obtidos pelos gerentes sempre que necessário, sem ter que esperar pelos relatórios programados. Por exemplo, solicitação de um relatório para saber os níveis de estoque de um determinado produto ou grupo de produtos.

c) Relatórios de Exceção - São relatórios produzidos quando algum acontecimento incomum acontece. Podem estar programados para serem gerados periodicamente, apenas com as informações dos acontecimentos incomuns. Um relatório de exceção é sempre um alerta para os gerentes de que alguma coisa está errada, como por exemplo, relatório dos produtos, em ponto de pedido. O ponto de pedido indica o nível de estoque, que atingindo, deve imediatamente acionar um pedido de compra ou uma ordem de fabricação.

1.3.2 Importância dos Sistemas de Informações Gerenciais para as Empresas

Avaliar a importância e benefícios que um SIG traz para uma empresa é muito difícil. Segundo Oliveira (1999, p. 45):

Pode-se afirmar que o sistema de informação gerencial, sob determinadas condições proporciona os seguintes benefícios para as empresas:

a) redução dos custos das operações;

b) melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

c) aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;

d) melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

e) melhores projeções dos efeitos das decisões;

f) redução do grau de centralização de decisões na empresa;

g) melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;

h) redução dos custos operacionais e outros.

Alguns benefícios podem ser medidos, como a redução de custos operacionais, redução de mão-de-obra burocrática, aumento dos lucros. Mas outros, como o aumento do nível de motivação das pessoas e outros pontos de caráter pessoal são relativos. Mas os benefícios são muitos. Eles fornecem as informações corretas à pessoa certa, da maneira certa e na hora certa. Promovendo a tomada de decisão correta, gerando assim, resultados no funcionamento e crescimento da empresa.

Para que a empresa possa usufruir das vantagens básicas do Sistema de Informação Gerencial é necessário que alguns aspectos sejam observados, dentre os quais podem ser citados, conforme Oliveira (1999, p. 46):

a) o envolvimento adequado da alta administração e média administração com o SIG. O executivo deve lembrar-se de que o SIG é um instrumento básico para resultados;

b) a competência por parte das pessoas envolvidas no SIG. Isso porque, antes de ser um sistema com um conjunto de relatórios, exige uma competência intrínseca às pessoas que irão utilizá-lo;

c) a atenção específica ao fator humano da empresa;

d) a habilidade dos gestores da empresa em tomar decisões com base em informações;

e) o apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e orçamentos);

f) o apoio global dos vários planejamentos da empresa;

g) a existência de dados e informações relevantes e atualizadas; e

h) a adequada relação custo versus benefícios.

Sem o envolvimento da alta e média administração e, se os gestores não o utilizarem como um instrumento básico para o processo decisório e de apoio à otimização dos resultados, o SIG perde a sua eficácia.

"O Sistema de Informação Gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integradas e capazes de gerar informações necessárias ao processo decisório" (OLIVEIRA, 1999, p. 46).

"Muitas organizações estão estruturadas por áreas funcionais. Isto é geralmente mostrado no organograma da empresa que, caracteristicamente apresenta o presidente e o vice-presidente em hierarquia. Algumas das áreas funcionais tradicionais são as de Contabilidade, Finanças, Recursos Humanos, Industrial, Marketing e outras áreas funcionais. (...) SIG é uma coleção integrada de sistemas de informações funcionais, cada um dando suporte as áreas funcionais específicas" (STAIR, 1998, p. 212).

A figura 3 visualiza melhor esta relação.

Figura 3: Sistema de Informação Gerencial.

Fonte: Stair (1998, p. 212).

A área funcional da Contabilidade executa inúmeras atividades importantes, fornecendo informações agregadas sobre Contas a Pagar, Contas a Receber, Compras, Faturamento, Tesouraria, Custo de Produção, Controle Patrimonial, Balanço Patrimonial e Demonstrações de Resultado, que são usadas pela maioria dos outros sistemas gerenciais.

O Financeiro fornece informações a todos os administradores dentro de uma organização, como: análise das atividades financeiras, projeções às necessidades financeiras futuras, monitoramento e controle do uso de recursos através do tempo.

Os Recursos Humanos incluem a análise e o planejamento da força do trabalho, a contratação e o treinamento.

No Industrial incluem-se programações da produção planejamento de necessidades de materiais, controle de estoque, de processos e de qualidade.

O Marketing dá apoio à atividade administrativa e industrial. Baseia-se em fontes externas de dados. Incluem concorrência, clientes, jornais, revistas e outras publicações.

Pode-se considerar que o processo de transformação de dados em informação se caracteriza como um sistema de informação. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que este é um Sistema de Informação Gerencial.

1.4 Sistema de Apoio à Decisão Gerencial – (SAD)

"A palavra decisão é formada por de (que em latim significa parar, extrair, interromper) que se antepõe à palavra caedere (que significa cindir, cortar). Tomada ao pé da letra, a palavra decisão significa parar de cortar ou deixar de fluir" (GOMES, GOMES e ALMEIDA, 2002, p. 11).

Uma decisão precisa ser tomada sempre que possui mais de uma alternativa para a sua solução. Mesmo quando, para solucionar um problema, possui uma única ação a tomar, temos a alternativa de tomar ou não essa ação. Decisões são necessárias quando uma oportunidade ou problema existe, ou quando algo não é o que deveria ser, ou ainda, quando existe uma oportunidade de melhorar ou otimizar. Alguns autores afirmam que decidir é posicionar-se em relação ao futuro.

Segundo Stair (1998, p. 233) os Sistemas de Suporte à Decisão (SSD), apresentam algumas características que lhes proporcionam o potencial para serem uma eficaz ferramenta de apoio gerencial, como segue:

a) obter e processar dados de fontes diferentes;

b) proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação;

c) possuir orientação tanto textual quanto gráfica;

d)  executar análises e comparações complexas e sofisticadas;

f) dar suporte às abordagens de otimização, satisfação e heurística [método de perguntas e respostas para encontrar a solução de vários problemas]; e

g) executar análises de simulações e por metas.

A seguir, apresentam-se esclarecimentos quanto à característica do SSD, extraídos de Stair (1998, p. 233):

De modo geral, um sistema de Suporte à decisão pode manipular grandes volumes de dados, por exemplo, sistemas avançados de gerenciamento de bancos de dados permitem que tomadores de decisões busquem informações em bancos de dados quando utilizam um SAD. Um SAD também é bastante flexível para resolver problemas onde é necessário apenas um pequeno volume de dados.

Obter e processar dados de fontes diferentes: Algumas fontes de dados podem

residir em bancos de dados de computadores pessoais; outras podem estar localizadas em diferentes sistemas em computadores de grande porte ou em redes. 

Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação: Uma das razões pelas quais os SAD foram desenvolvidos foi porque os Sistemas de Informações Gerenciais não eram suficientemente flexíveis para satisfazer totalmente a gama de necessidades que os tomadores de decisões tinham em termos de problemas ou de informações. (...) Os gerentes podem obter as informações que desejam, apresentadas no formato que preenche suas necessidades. 

Dar suporte às abordagens de otimização, satisfação e heurística: No caso de problemas menores, os sistemas de suporte à decisão têm a capacidade de encontrar a melhor solução (solução ótima). No caso de problemas mais complexos, são utilizadas abordagens de satisfação ou heurística. Com a satisfação e a heurística, o sistema de computador pode encontrar uma solução muito boa não obrigatoriamente a melhor. Dando suporte a todos os tipos de abordagens à tomada de decisão, um SAD oferece ao tomador de decisões uma grande flexibilidade na obtenção de ajuda computacional nas atividades de tomada de decisão.  

Executar análises de simulações e por metas: A análise de simulações é o processo de fazer modificações hipotéticas aos dados do problema e observar os impactos nos resultados.

A análise de atingimento de metas é o processo de determinação dos dados do problema requeridos para um certo resultado. Por exemplo, um gerente financeiro está considerando um investimento com uma certa renda líquida mensal. Além disso, o gerente pode ter a meta de obter um retorno de 9% no investimento. O processo de atingimento de metas permite que o gerente estabeleça que renda líquida mensal (dados do problema) é necessária para obter um retorno de 9% (resultado do problema).

Nesse sentido, Riccio (1989, p.160) na figura 4, mostra o processo de decisão em suas diversas fases, bem como a ação do Sistema de Suporte à Decisão.

Figura 4: Relacionamento entre o Processo de Tomada de Decisão, Sistema de Suporte à Decisão e o Sistema de Informação Contábil.

Fonte: Riccio (1989, p. 57).

Tomar decisões consiste em várias atividades diferentes, Laudon e Laudon (2001, p. 68) descreveram quatro estágios diferentes na tomada de decisão: inteligência, projeto, escolha e implementação. A figura 5 mostra estes estágios na tomada de decisão.

Figura 5: Processo de Tomada de Decisão.

Fonte: Laudon e Laudon (2001, p. 68).

Este processo consiste na identificação do problema, projeta as possíveis soluções, efetua os cálculos dos custos das suas conseqüências e oportunidades e escolhe uma alternativa.

a) inteligência consiste na identificação e compreensão de problemas ocorridos da organização. Porquê do problema, onde e com que efeito;

b) projeto Consiste em projetar as possíveis soluções dos problemas;

c) escolha consiste na escolha entre as soluções alternativas, efetuando cálculo de todos os custos, conseqüências e oportunidades;

d) implementação, Ação da decisão (pôr em prática). Em geral os estágios da tomada de decisão não são necessariamente seguidos de maneira linear. Por exemplo: Uma decisão implementada, pode ter que voltar atrás em algum ponto do processo, por não satisfazer as necessidades para o problema particular.

De acordo com as definições dos autores elencados pode-se definir que decisão é um processo de colher informação, efetuar a identificação da situação, buscar possíveis alternativas de solução, comparar as alternativas, classificar os riscos e depois, fazer a escolha entre as alternativas.


2 CONTABILIDADE COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

O ponto fundamental da Contabilidade Gerencial é o uso da informação contábil como ferramenta para a administração. Para que essa informação seja usada no processo de administração é necessária que seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da entidade.

A contabilidade se caracteriza, essencialmente, por ser a ciência do controle. Neste sentido implica um processo de acompanhamento e controle de todas as fases do processo decisório e de gestão, provendo informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários.

Nesse contexto, a escolha e aplicação de ferramentas que possam se adequar à análise do desempenho econômico e financeiro de uma média empresa do ramo industrial pode ser a chave fundamental para o seu sucesso, mas sua má interpretação pode levar ao fracasso.

Portanto, pelo fato da contabilidade utilizar-se diariamente do Sistema de Informação para o controle e acompanhamento do processo operacional contábil, esse capítulo dedica-se a expor o posicionamento do sistema dentro da Contabilidade. Um enfoque especial será dado ao Sistema de Informação como principal auxiliador na tomada de decisão contábil. Será visto com maior atenção o Sistema de Informação Contábil (SIC), seus objetivos, o ambiente em que é desenvolvido, seus limites e os recursos do SIC. Além disso, será visto como é feito o planejamento e o controle das informações contábeis dentro desse contexto.

2.1 Contabilidade como Sistema

"A contabilidade gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira" (IUDÍCIBUS , 1987, p. 15). Padoveze (1998, p. 104) comenta que a contabilidade financeira, também chamada de contabilidade geral está essencialmente ligada aos princípios de contabilidade, geralmente aceitos. A contabilidade gerencial está ligada à necessidade de informação para o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão.

Nesse sentido, Riccio (1989, p. 92) ressalta que a Contabilidade, utilizando o Método das Partidas Dobradas, permite a criação de um registro padrão que expressa uma relação de causa e efeito, isto é, mostra o processo de transferência de valores entre os diversos ciclos operacionais da empresa, permitindo aos gestores terem uma visão dinâmica das operações executadas e não somente "estática", como acaba parecendo àqueles que manuseiam os relatórios, tomando decisões que modificam a posição da empresa no presente e no futuro.

2.1.1 Sistema de Informação Contábil (SIC)

Definições gerais de sistemas constituem uma abordagem relativamente trivial na sua forma, mas na essência provocam grandes discussões pela abrangência da sinergia esperada dos subsistemas quanto às operações e decisões propiciadas e os objetivos pretendidos pela organização através do enfoque sistêmico.

Para existir sinergia entre as funções executadas através dos componentes e as necessidades de informações dos gestores, Riccio (1989, p. 3) ressalta que:

Tanto no processo de investigação acadêmica quanto na experiência observada em inúmeras empresas, temos constatado várias situações que nos motivaram a levantar uma série de questões como as que se seguem:

a) quais são os objetivos a serem cumpridos por um Sistema de Informação Contábil?

b) qual a abrangência do Sistema de Informação Contábil e quais são os seus componentes?

c) que ponto o Sistema de Informação Contábil pode atender as necessidades totais de uma empresa quanto a: a) Fornecimento de Informações; b) Suporte as decisões e,

d) quais as características favoráveis e desfavoráveis em relação a esses fins?

Observa-se nas literaturas pertinentes que essas perguntas ainda não estão plenamente respondidas, fato que pode provocar dificuldades na eficácia do SIC, justamente por não atentar para a área de abrangência em termos de controle de gestão, mensuração do lucro e suporte à administração, aspectos estratégicos quanto ao seu entendimento e conseqüente funcionamento.

Segundo Nash apud Riccio (1989, p. 43) a avaliação da performance empresarial por intermédio do SIC inicia-se pela incorporação no sistema de dados estatísticos e elementos expressos em termos não monetários. Afirma ainda que, muitos observadores "vêem a função da contabilidade penetrando na área de suporte à tomada de decisões, abrangendo a análise e a previsão de dados de uma grande variedade de fontes e ainda fazendo uso de técnicas de modelagem avançadas".

O fato de se constituir em suporte à decisão é uma característica fundamental para qualquer Sistema de Informação que pretenda ser útil à gestão empresarial. Nesse caso deve-se considerar o SIC como o maior componente do SIG, pois absorve todas as atividades que possam ser mensuráveis monetariamente.

Uma informação originada no SIC pode contribuir para o processo decisório quando evidencia dados financeiros e operacionais sobre atividades, processos, unidades operacionais, produtos, serviços e clientes da empresa, por exemplo, o custo calculado de um produto, de uma atividade ou de um departamento relativo a um período de tempo recente.

Quanto ao atendimento do processo decisório, os níveis de decisão devem estar classificados nas atividades gerenciais em categorias que atendam o nível estratégico, tático e operacional na empresa.

Com relação aos objetivos do Sistema de Informação Contábil, segundo o entendimento de diversos autores, como Riccio (1989, p. 57), por exemplo, considera que existe um entendimento unânime em reconhecer que apesar de ter ainda como principal característica à mensuração monetária, o SIC deve fornecer informações não monetárias a todos os usuários que delas necessitem. Afirma que a Informação Contábil é instrumento para o processo de tomada de decisão nos diversos níveis da organização.

De acordo com Churchman (1972, p. 51) para modelar um SIC deve-se levar em conta que as "considerações básicas que o cientista julga devem ser conservadas na mente do analista quando se pensa sobre o significado de um Sistema (o que identificar) são: Objetivo, Ambiente, Limites, Recursos e Administração do Sistema".

"Os métodos da contabilidade financeira e da gerencial foram desenvolvidos para diferentes usuários das informações financeiras. Há, contudo, numerosas similaridades e áreas de sobreposição entre os métodos da contabilidade financeira e gerencial" (PADOVEZE, 2000, p. 31). O quadro 1 mostra esta comparação entre os dois métodos.

Fator

Contabilidade Financeira

Contabilidade Gerencial

Usuários dos relatórios

Externos e internos

Internos

Objetivos dos relatórios

Facilitar a análise financeira para as necessidades dos usuários externos.

Facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão internamente.

Forma dos relatórios

Balanço Patrimonial, Demonstração das Origens e Aplicação dos Recursos e Demonstração das Mutações Patrimoniais.

Orçamento, relatórios de desempenho e de custos, para facilitar a tomada de decisão.

Freqüência dos relatórios

Anual, trimestral e ocasionalmente mensal.

Quando necessário pela administração.

Custos dos valores utilizados

Histórico (passado).

Histórico, esperado e previstos.

Base de mensuração usados para quantificar os dados

Moeda Corrente.

Várias moedas, índices e outros.

Restrição das informações fornecidas

Princípios Contábeis Geralmente Aceitos.

Não há restrição, exceto as determinadas pela administração.

Característica da informação fornecida

Deve ser objetiva, verificável, relevante no tempo.

Relevante no tempo, podendo ser subjetiva, possuindo menos verificabilidade e menos precisão.

Perspectiva dos relatórios

Orientação histórica.

Orientada para o futuro, para facilitar o planejamento, controle, definir metas, avaliar os resultados reais.



Quadro 1: Comparação entre Contabilidade Financeira (geral) e a Contabilidade Gerencial.

Fonte: Padoveze (2000, p. 31).

Comparando os dois métodos, pode-se dizer que a contabilidade gerencial é relacionada com o fornecimento de informações para os administradores, responsáveis pela direção e controle de suas operações. A contabilidade financeira está relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, fisco, credores e outros que estão fora da organização.

2.1.1.1 Objetivo do SIC

O objetivo de um Sistema de Informação Contábil é prover informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários e servir como peça fundamental do SIG da empresa, segundo Riccio apud Padoveze (1998, p. 115). As premissas conceituais da contabilidade ainda não alcançaram em sua plenitude uma base teórica constituída, diferentes variáveis e hipóteses referentes à mensuração, de forma objetiva, de fatos patrimoniais que proporcionem informações não financeiras. Estas informações evidenciam fatores físicos, como quantidade e qualidade dos funcionários, quantidades e aspectos estratégicos dos estoques, benefícios da terceirização de processos, entre outras.

Sobre os objetivos do SIC, neste enfoque, aliado aos objetivos de outros subsistemas, o quadro 2 apresenta os objetivos básicos, isto é, os que qualquer SIC deverá executar:

SISTEMAS DE CONTABILIDADE E DE FINANÇAS PADRONIZADAS

Sistema/aplicação

Objetivo

Contabilidade
Contas a Receber Monitorar o dinheiro devido à empresa; emitir cobranças.
Contas a Pagar Monitorar os débitos da empresa.
Livro Razão Resumir as contas da empresa utilizadas para preparar balanços contábeis e declarações de rendimentos.
Folha de Pagamento Gerenciar os registros de pagamentos e emitir contra cheques.
Finanças
Gerência de caixa Monitorar as receitas e despesas da empresa.

Processamento de empréstimos

Monitorar as transações de empréstimos a clientes, empréstimos comerciais e transações com cartões de créditos; Calcular juros e emitir declarações de faturamento.
Processamento de cheques Monitorar os depósitos e pagamentos de contas de cheques; Emitir declarações sobre as atividades e balanços das contas de cheques.
Comércio de papéis negociáveis Monitorar a compra e venda de ações.


Quadro 2: Objetivos Básicos do SIC.

Fonte: Laudon e Laudon (1999, p. 297).

2.1.1.2 Ambiente do SIC

A contabilidade configura um meio pelo qual o empresário pode controlar, dentro dos limites próprios, com segurança e eficiência o seu patrimônio, o que ficou mais factível com o advento do método das partidas dobradas.

Sem o método das partidas dobradas, o ambiente que envolvia a contabilidade era formado pelos outros conjuntos de conhecimentos e pela intuição do empresário em seu papel de principal executor de todas as ações do negócio. A informação contábil quase não existia como geradora de informações a usuários externos.

Com a dinâmica verificada nos relacionamentos comerciais, provocadas por invenções de máquinas e ferramentas, novos processos industriais e gerenciais, novos meios de comunicação e de transportes, modificações culturais, a informação contábil, derivada e influenciada, também aumentou sua abrangência e necessidades a atender.

Em razão desses aspectos, (Riccio, 1989, p. 62) afirma que:

(...) comparando-se a posição da contabilidade nessa época [metade do século XX] com a de hoje podemos dizer que o ambiente do sistema foi se modificando para limites cada vez mais amplos em relação ao centro da contabilidade, não só por causa do crescimento da sua importância, mas também pelo desenvolvimento ocorrido nas demais funções da empresa. Assim, o ambiente do Sistema de Informação Contábil expandiu-se à medida em que cada nova operação executada pela empresa corresponde a um novo "braço" da Contabilidade. (...) Isto significa que o Sistema de Informação Contábil se estende até as fronteiras do Sistema Empresa e que seus limites são os mesmos.

"Sendo um sistema que se insere no sistema maior do que o sistema empresa, (...) em que, conjugando os conceitos de objetivos, limite inicial e limite final, pode expandir o SIC até as fronteiras do sistema empresa" (PADOVEZE, 1998, p. 115).

Assim, o ambiente do SIC expandiu-se à medida que cada nova operação executada pela empresa corresponde a um novo braço da contabilidade que se estendeu, no sentido de agregar aquele recurso ao controle do sistema. Isto significa dizer que as fronteiras do SIC podem ser as mesmas do ambiente no qual a empresa está inserida.

2.1.1.3 Limites do SIC

O entendimento da forma estrutural de um sistema ocorre mais facilmente quando são definidos os seus limites ou fronteiras. Utilizado pelo Contador ou pelo Controller, o SIC apresenta-se como o meio para obter e evidenciar a utilidade das informações geradas, buscando demonstrar os desempenhos e as possibilidades da empresa.

Para isso, após a análise do ambiente e das prioridades definidas, aqueles a quem cabe o gerenciamento das informações obtidas através do sistema deverão definir os limites dos fluxos de entradas de dados e saídas das informações, entendidos como limite inicial e limite final.

Portanto deve destacar como limite inicial que os fatos numa entidade são classificados como tipicamente contábeis e não contábeis. Os fatos não contábeis são aqueles que não podem ser mensurados em moeda e, portanto, não são ainda contemplados pela teoria contábil. Caso a teoria contábil desenvolva critérios para medição, análise e controle de fatos não mensuráveis em moeda, os limites do SIC também deverão ser ampliados. Por outro lado, segundo Riccio (1989, p. 65):

O limite final ocorre a partir do momento em que estabelecemos para o SIC o objetivo de ser também um sistema de suporte à decisão dentro da empresa. Esse representa o ponto que entendemos como limite final pelas seguintes razões: O processo de decisão requer como suporte um conjunto de dados, que, no caso, pode ser fornecido pelo sistema; Dentro da empresa há um grande número de decisões que são tomadas, nos vários níveis, e que envolvem os aspectos do patrimônio; O processo de decisão é a última etapa do ciclo operacional da empresa, quer dizer, todos os processos contábeis, em última análise se justificam por servirem de suporte à decisão.

"O limite inicial é a ocorrência de qualquer transação que resulte em alteração do patrimônio da empresa, quer quanto a sua classificação contábil quer quanto ao seu valor" (PADOVEZE, 1998, p. 116). Desta maneira o autor apresenta um exemplo de limites de subsistema de Compras:

Limite Inicial - Entrada da mercadoria e processamento da Nota Fiscal, gerando valores e registros para os subsistemas de Estoques (custo histórico), Contas a Pagar, Livros Fiscais e Contabilidade Financeira;

Limite Intermediário - Elaboração dos relatórios determinados pela legislação societária, denominados Demonstrações Financeiras, normalmente, mas não somente, com a finalidade de atender a usuários externos.

Limite Final - Relatórios Gerenciais de Mercadorias ou Matéria Prima a preço de reposição, fornecido por esse subsistema, alimentando outros subsistemas que objetivam registrar os dados, controlar as variações e evidenciar análises que se originam dos relacionamentos com o ambiente externo da empresa.

Após conhecida a amplitude do sistema, são definidos os limites, sendo que poderão, conforme as abrangências internas e externas da empresa, serem modificados.

2.1.1.4 Os Recursos do SIC

O sistema contábil é composto por pessoas, tecnologias e procedimentos denominados de recursos de um sistema. Além disso, Laudon e Laudon (1999, p. 10) ressaltam que os sistemas são compostos também por dados, informação e conhecimento.

Neste sentido Padoveze (1998, p. 117) comenta que o Sistema de Informação Contábil processa dados e os transforma em informações contábeis úteis para o processo decisório de toda empresa, para todos os níveis. Para o processo de transformação dos dados em informação contábil útil, os dois principais recursos são:

a) Recursos humanos (contadores) com capacitação adequada da ciência contábil, para o enfoque sistêmico da contabilidade e visão contábil gerencial completa, para atender às necessidades informacionais contábeis do sistema empresa.

b) Software de contabilidade que possibilite ao contador efetivar todo o potencial gerencial da informação contábil a ser gerada e utilizada.

Entendendo que o conhecimento é o fator que coleta, transforma dados em informações, dissemina e utiliza dados e ele não pode existir em recursos materiais, mas, somente nas pessoas, fica evidente que o principal recurso de um SIC são os Recursos Humanos. Em anos recentes os sistemas possibilitaram que as pessoas usassem o sistema para planejar, pesquisar e compartilhar conhecimentos, mesmo à distância.

Já a eficácia do SIC está diretamente relacionada à capacidade de obtenção de resultados satisfatórios a partir da combinação adequada do mix de recursos, maximizando o uso dos recursos disponibilizados, controlando a capacidade como resposta à demanda ou ainda, procurando formas de gerar e combinar dados e informações.

Quanto à importância dos Recursos Humanos para o SIC, vários pesquisadores entendem que, de nada adianta a empresa aplicar enormes quantidades de recursos financeiros em treinamentos, hardwares e softwares, sem que as pessoas sejam o principal foco de atenção. O que se pode entender desse comentário é que pessoas diferentes freqüentemente tomam decisões diferentes quando colocadas frente aos mesmos dados.

Os autores elencados advertem quanto à necessidade não só de proporcionar treinamento técnico, mas, sobretudo, o comprometimento da alta administração da empresa se constituir como fator relevante para que tanto as pessoas, qualificadas como recursos

humanos que deverão manipular os equipamentos e softwares definidos para qualquer Sistema de Informação, quanto também para as definidas como usuárias das informações geradas.

Outros recursos são os equipamentos, denominados Computadores juntamente com a "inteligência" destes, os Softwares.

2.2 Planejamento e Controle das Informações Contábeis

"Num sistema natural não há evidência de planejamento global. As ligações entre as unidades e pessoas são sinuosas. Os caminhos do sistema são tortuosos. Ninguém questionou os resultados finais (...)" (BIO, 1985, p. 116).

Este é um problema que acontece com as organizações, tornado-se alguns sistemas sem utilidade, gerando custos sem corresponder aos benefícios esperados. A empresa deve estabelecer quais as informações devem ser necessárias e estabelecer um controle adequado, que permita resguardar seu patrimônio e assegurar a validade, a integridade e a utilidade das informações.

O SIC exige planejamento no desenvolvimento dos relatórios para atender plenamente as necessidades dos gestores. Para Gil apud Padoveze (2000, p. 45):

O Sistema de Informação Contábil deve produzir informações que possam atender aos seguintes aspectos:

a) Níveis empresariais

  • estratégico;
  • tático;
  • operacional.

b) Ciclo administrativo

  • planejamento;
  • execução;
  • controle.

c) Nível de estruturação da informação

  • estruturado;
  • semi-estruturado;
  • não estruturado

As informações devem ser coletadas, armazenadas e processadas de forma operacional, isto significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos, conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva.

Para Padoveze (2000, p. 46) as características básicas de operacionalidade são:

a) relatórios concisos;

b) elaborado de acordo com as necessidades do usuário;

c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário;

d) que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objetivo do relatório e

e) apresentação visual e manipulação adequada.

Um Sistema de Informação Contábil/Gerencial tem que incorporar todos os dados quantitativos necessários para mensurar a análise com o movimento operacional da empresa.


3 ESTUDO DE CASO APLICADO EM MÉDIA EMPRESA INDUSTRIAL

Neste capítulo serão apresentados os principais itens de implementação e avaliação do SIG. Verificar o controle e a avaliação das etapas do processo administrativo que busca analisar os resultados em relação ao previsto. A metodologia utilizada para coleta de dados neste estudo constitui-se de entrevista do tipo semi estruturada (Anexo 12).

3.1 Informações Preliminares

Os principais motivos na escolha do local de pesquisa foram à facilidade no acesso aos dirigentes e a característica da empresa que se enquadra no setor descrito e abordado neste trabalho.

Essa pesquisa serve de comprovação para tudo que foi afirmado nesse trabalho, uma vez que a citada empresa de médio porte utiliza-se enormemente do SIG para operacionalizar suas atividades.

A presente pesquisa abordará, primeiramente, as informações referentes à empresa selecionada, para logo após fazer uma análise e avaliação do Sistema de Informação Contábil/Gerencial utilizado por essa empresa, a estruturação desse sistema e os resultados obtidos dentro dos diversos setores da organização.

3.1.1 Características da Empresa Estudada

Empresa do ramo metalúrgico com sede em Joinville - SC, que está no mercado há mais de 30 anos. Pioneira no mercado em que atua, empresa de médio porte, buscando o crescimento e reconhecimento no mercado, tem como objetivo produzir com qualidade e preços competitivos. Isto só foi possível, através de investimentos realizados em treinamento de seus colaboradores e com a dedicação de todos. Além disto investiu em tecnologia para melhorar os processos e adequar os seus produtos aos padrões internacionais, possibilitando a diversificação em suas linhas de produtos.

A empresa busca novas tecnologias e investe constantemente em seus processos. A melhoria contínua de seus produtos e processos são uma constante de todos os seus colaboradores. Para garantir o sucesso, a empresa traçou o seguinte objetivo: Consolidação da imagem e confiabilidade aos seus clientes, como empresa de produtos e serviços de alta qualidade. Assegurar contínua participação no mercado nacional e buscar o mercado internacional. Melhorar o nível de satisfação, motivação e valorização dos recursos humanos da empresa.

A estrutura da empresa está organizada com recursos de forma a identificar as necessidades do mercado, desenvolvendo novos produtos e garantir a qualidade dos seus serviços e produtos.

O organograma funcional da empresa está definido conforme figura 6: diretoria geral, apoio externo (consultoria/assessoria), comitê da qualidade, diretoria comercial, industrial, projeto e desenvolvimento, supervisão de compras, técnica/produção e administrativa.

Figura 6: Fluxograma Funcional.

Fonte: O autor.

Através do Sistema de Informação Gerencial, a análise crítica dos problemas é realizada por um comitê, de forma que possa ser verificada a melhoria contínua do desempenho para a qualidade dos produtos e serviços, através de:

a) análise dos resultados das auditorias internas;

b) reclamações de clientes;

c) plano de ação, provenientes das metas e objetivos;

d) ações corretivas e preventivas;

e) acompanhar e orientar a implementação dos processos;

f) avaliar os objetivos traçados.

O seu processo de melhoria contínua tem por objetivo possibilitar a análise mercadológica, tornando compatíveis requisitos em seu processo de fabricação, proporcionando a comercialização dos seus produtos e serviços que satisfaçam as expectativas de seus clientes. Para garantir a melhoria da qualidade de produtos, serviços e sistemas, incluindo as informações de:

a) avaliação;

b) rendimento de processos;

c) ensaios;

d) auto-avaliação;

e) financeiras;

f) qualidade.

A empresa estabeleceu procedimentos para identificar as necessidades de treinamento, buscando a competência e conscientização dos colaboradores que executam atividades que influenciam na qualidade dos seus produtos e serviços. Mantendo os registros destes treinamentos, assegurando a eficácia para o desempenho das suas atividades.

3.1.2 Análise e Avaliação do SIC/SIG da Empresa Estudada

O Sistema de Informação Contábil/Gerencial da empresa em estudo era efetuado para prover informações e análise de natureza financeira, com o objetivo de atender aos usuários externos (bancos e fornecedores), usuários internos (controle de contas a pagar e a receber) e cumprir as exigências do fisco Federal, Estadual e Municipal, com observância dos Princípios Fundamentais de Contabilidade que encontram-se na resolução CFC Nº 750 29/12/93 Art. 3o.

O método utilizado para que a organização provesse informações gerenciais do passado, presente e futuro, estava relacionada com as operações internas e a habilidade pessoal dos seus gestores, buscando dar suporte às funções de controle e operação. Este método não atendia às necessidades da empresa como um todo e aumentava as incertezas na tomada de decisão. A figura 7 permite visualização da estrutura do SIG da empresa em estudo.

Figura 7- Estrutura do SIG da Empresa em Estudo.

Fonte: O autor.

3.1.3 Estruturação do Sistema de Informação Contábil como Ferramenta Gerencial

Segundo seu diretor presidente, para que o objetivo vertical da empresa em estudo obtivesse vantagem competitiva, era necessário que ela atingisse um desempenho superior. Para tanto, a empresa estabeleceu uma estratégia que se fundamenta em dois fatores: Objetivos coerentes e compreensão da sua objetividade.

Para que pudesse ser auto-sustentável a médio e longo prazo, estabeleceu-se meta de crescimento, faturamento, lucro, produtividade, melhoria na qualidade, investimento em tecnologia e capital humano.

Partindo desse princípio a empresa definiu o seu organograma, implementou metas de crescimento de faturamento, compras, produção e fluxos financeiros, com a sua contabilidade fornecendo informações gerenciais em forma de relatórios contábeis, análises contábeis, com informações monetárias e não monetárias a todos os seus usuários como instrumento para o processo de tomada de decisão nos diversos níveis da organização.

O envolvimento da alta e média administração, foi o fator primordial para o sucesso no processo de implementação destes objetivos.

3.1.4 Resultados Obtidos com a Utilização do SIG no Processo de Tomada de Decisão

Conforme seu diretor presidente, o Sistema de Informação Gerencial foi projetado para fornecer e suportar informações financeiras e não financeiras, tornando mais transparente os custos e procedimentos envolvidos no desenvolvimento do negócio. A iniciativa da implementação deste sistema, partiu da alta administração e da sua gerência que necessitava da informação estratificada e de um sistema que permitisse o estabelecimento de metas e controles dos fluxos financeiros disponibilizados aos seus gerentes e supervisores.

3.1.4.1 Contabilidade/Financeiro

Conforme entrevista com o supervisor administrativo, a contabilidade passou a ser um importante instrumento de informação para o desenvolvimento do plano estratégico, elaborando relatórios concisos de acordo com as necessidades dos seus usuários.

Implementou critérios de aprovação da política de crédito e controle de:

a) fluxo financeiro;

b) limitação dos níveis de estoques;

c) contas a receber e a pagar (bases e limites e condições de desempenho);

d) dos custos em todos os níveis e determinação de necessidades e prioridades.

A análise das demonstrações contábeis passou a verificar o desempenho econômico e financeiro, servindo de base para o planejamento das previsões de tendências futuras de:

a) custos;

b) retorno sobre o capital investido;

c) orçamento;

d) plano de produção;

e) índices de liquidez;

f) estrutura de capitais e de rentabilidades.

Diminuindo os riscos e as incertezas na tomada de decisão. O quadro 3 demonstra melhor esta situação, e nos anexos: 5, 6, 7, 8 e 9 permite visualização do gerenciamento destas informações.

Decisões-chave para finanças

Informações requeridas

Subsistemas geradores

a) Critérios de aprovação,

b) Determinação de necessidades e prioridades,

c) Controle e avaliação dos fluxos financeiros,

d) Controle dos custos em todos os níveis,

e) Monitoramento dos índices de liquidez, estrutura de capitais e de rentabilidade,

f) Posição e rotação dos níveis dos estoques,

g) Controle do contas a pagar,

h) Controle do contas a receber (bases e limites de desempenho),

i) Elaboração do orçamento,

J) Elaboração do plano de produção,

k) Fixação da metas.

l) Diminuição da incertezas na tomada de decisão.

a) Estimativa dos custos,

b) Estimativa de retorno do capital investido e demais benefícios,

c) Monitoramento do custo orçado X realizado,

d) Cronogramas físicos e financeiros,

e) Estimativa orçamentária,

f) Plano de produção,

g) Posições dos estoques e sua rotação,

h) Análises dos custos,

i) Posição do Contas a receber com índices de liquidez e inadimplência,

j) Evolução do faturamento.

a) Engenharia,

b) Orçamentos,

c) Custos de investimentos,

d) Contabilidade,

e) Controle de projetos,

f) Informações cadastrais e de crédito,

g) Processamento de pedidos,

h) Faturamento.

Quadro 3: Estudo básico de modelagem de necessidade de informações - Contabilidade/ Financeiro.

Fonte: O autor.

3.1.4.2 Marketing/Vendas

Conforme entrevista com o gerente de Marketing/Vendas, com a implementação do Sistema de Informação Gerencial, foi implementado o planejamento de metas de vendas/faturamento, orçamentos, acompanhamento e controle, monitoramento no nível de satisfação dos seus clientes externos. Introduziu composição na linha de produtos, critérios para introdução, eliminação ou mixagem.

Mapeou os seus canais de distribuição, diversificou os seus produtos, efetuou estudo de mercado, melhorou o método de distribuição. Aprimorando o nível de satisfação dos seus clientes internos e externos, eliminou o retrabalho, diminuiu as incertezas na tomada de decisão. O quadro 4 demonstra melhor esta situação e os anexos 1 e 2 permitem visualização do gerenciamento dessas informações.

Decisões-chave para Marketing / Vendas

Informações requeridas

Subsistemas geradores

a) Planejamento de metas de vendas / faturamento,

b) Monitoramento dos controles,

c) Composição, critérios para introdução, eliminação ou mixagem,

d) Planejamento dos canais de distribuição,

e) Mapeamento dos seus clientes,

f) Planejamento das alternativas de distribuição,

g) Monitoramento das ações dos seus concorrentes,

h) Preços competitivos em relação aos concorrentes.

a) Informações de mercado,

b) Acompanhamento das vendas por linha de produto, região e representante,

c) Monitoramento entre o planejado X realizado,

d) relações de custos X volume X lucro,

e) Participação no mercado de cada produto,

f) Análise dos custos de distribuição / rentabilidade das vendas planejadas X reais.

a) pesquisa de mercado,

b) Faturamento,

c) Processamento de pedidos,

d) Orçamento/contabilidade,

e) Pesquisas de leis econômicas e de mercado.



Quadro 4: Estudo básico de modelagem de necessidade de informações - Marketing/Vendas.

Fonte: O autor.

3.1.4.3 Compras

Conforme entrevista com o supervisor de compras, com a implementação do Sistema de Informação Gerencial, melhorou os fluxos financeiros, seleção de fornecedores concentrados X diversificação, reciprocidades dos preços, parametrização nos níveis de estocagem, aquisição (estoques mínimos, máximos e níveis de reposição), diminuindo as incertezas na tomada de decisão. O quadro 5 demonstra melhor esta situação e o anexo 3 permite visualização do gerenciamento dessas informações.

Decisões-chave para Compras

Informações requeridas

Subsistemas geradores

a) Seleção de fornecedores concentrados X diversificação, reciprocidade e preços,

b) Melhora nos níveis de estoque (parametrização dos estoques mínimos, máximos e níveis de reposição),

c) Monitoramento constante dos níveis de estoque e consumo,

d) Monitoramento constante dos fluxos financeiros de compras.

a) Informações de mercado, comportamento de compras e estoques, restrições em geral,

b) Produção planejada X real, posições de estoque, curva ABC, rotação do estoques, posição de compras, custo de estocagem e reposição,

c) Condições de mercado, posições de estoque e compras em andamentos,

d) Preços, condições, riscos operacionais, fontes de suprimentos,

d) Custos de manutenção e depreciação,

e) Condições técnicas de produção.

a) Pesquisa de mercado, compras e controle de materiais,

b) Orçamento, PCP (Programa de Controle de Produção), controle de materiais, compras,

d) Processamento de pedidos, faturamento, custos / contabilidade.



Quadro 5: Estudo básico de modelagem de necessidade de informações - Compras.

Fonte: O autor.

3.1.4.4 Industrial

Conforme entrevista com gerente de produção, com a implementação do Sistema de Informação Gerencial, foi implementado plano de metas, melhorando substancialmente o controle da produção, níveis de estocagem, identificando os índices de rejeição, retrabalho, eficiência na qualidade e produtividade, manutenção preventiva X corretiva. Monitoramento nos índices de rejeição, comparação dos volumes de produção orçados X realizados. O quadro 6 demonstra melhor esta situação e o anexo 4 permite visualização do gerenciamento dessas informações.

Decisões-chave para Produção

Informações requeridas

Subsistemas geradores

a) Planejamento dos volumes de produção,

b) Eficiência da fábrica,

c) Parametrização nos índices de rejeição, produtividade e qualidade,

d) Manutenção preventiva X corretiva,

g) Monitoramento constante do orçado X realizado, índices de rejeição, produtividade e qualidade,

h) Melhora nos níveis de estoque (parametrização dos estoques mínimos, máximos e níveis de reposição).

a) Previsão de demanda, metas de vendas (realizado X planejamento), capacidade de produção,

b) Padrões e processos, programas de manutenção, disponibilidade de matérias e de mão-de-obra,

c) Condições operacionais e planas de produção.

a) Apropriação de mão-de-obra,

b) Controle dos custos e dos estoques,

c) Engenharia, manutenção, controle do imobilizado,

d) Processamento de pedidos, faturamento, custos/contabilidade.



Quadro 6: Estudo básico de modelagem de necessidade de informações - Produção.

Fonte: O autor.

Segundo o seu diretor presidente, o Sistema de Informação Gerencial foi implementado por área de atuação, cada área é responsável pela manutenção do sistema que é monitorado em planilhas de cálculos do Excel, alimentando o SIG geral (Anexo 10). Com estas informações é efetuada reunião quinzenalmente (modelo de protocolo de reunião Anexo 11) para o monitoramento entre os orçados X realizados e as suas ações corretivas dos desvios.

Melhorou a comunicação entre as áreas envolvidas; reduziu os custos das operações; melhorou o acesso das informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos e com menor esforço; aumentou o nível de motivação dos funcionários envolvidos; melhorou a tomada de decisão através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; melhorou a projeção dos efeitos de decisões com redução das incertezas e da centralização das decisões; melhorou a adaptação dos supervisores e gerentes para enfrentar os desvios, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais e a maximização dos resultados.


CONCLUSÃO

O trabalho apresentado procurou contribuir para a elucidação da importância do Sistema de Informação Contábil/Gerencial na gestão empresarial, uma vez que hoje, a informação tem um valor altamente significativo e pode representar grande poder para quem a possui.

Através desse trabalho de monografia, buscou-se transmitir aos seus leitores que os Sistemas de Informações Gerenciais, entre eles o Sistema Contábil, estão presentes de forma efetiva na empresa em estudo desde o início desse século e que, de certa forma, esses sistemas já se tornaram indispensáveis na gestão da organização.

Foram vistos os conceitos de Sistemas de Informação de uma forma mais generalizada, onde se buscou expor de forma simples as finalidades e utilidades dos Sistemas de Informação dentro das organizações, assim como seu auxílio às decisões gerenciais.

Deu-se ênfase no Sistema de Informação Contábil (SIC), tendo em vista que este gera informações utilizadas por vários setores da empresa e ao mesmo tempo se utiliza de informações vindas de outros departamentos, numa troca simultânea de informações, que leva ao melhor andamento administrativo da empresa. Por ser a contabilidade uma ciência do controle, por meio do estudo de caso adotado nessa monografia, comprovou-se a contribuição dela num acompanhamento e controle de todas as fases do processo de gestão, e conseqüentemente, do processo decisório, fornecendo informações financeiras e não-financeiras aos inúmeros usuários que dela necessitam. Assim, a utilização de forma adequada, tanto do Sistema de Informação Contábil e todos os seus recursos, assim como das informações por ela fornecidas, podem representar a diferença entre o fracasso e o sucesso de uma empresa.

O estudo de caso, dirigido a uma empresa industrial de médio porte da cidade de Joinville, foi utilizado com o objetivo de demonstrar na prática de como se comporta um Sistema de Informação Gerencial dentro da organização. Com o intuito de que a pesquisa não ficasse estritamente teórica, o estudo serviu para demonstrar a experiência da referida empresa com o Sistema de Informação Gerencial, seus diversos aspectos e o resultado que a empresa vem obtendo com a sua implantação.

O Sistema de Informação Contábil/Gerencial representa hoje uma ferramenta importantíssima na tomada de decisão, cuja sua ausência pode incutir em informações lentas, imprecisas e de difícil acesso, num momento em que o mundo está cada vez mais ágil e flexível.

Espera-se ter transmitido a mensagem de que a máquina (Sistema de Informação) foi feita para auxiliar o homem na sua missão de administrar empresas, gerando informações importantes e auxiliando na tomada de decisão das empresas, para que essas possam cada vez mais se desenvolver, gerando emprego e renda para o País.


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