Manuais, Normas e Procedimentos
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ANUAIS, NORMAS E PROCEDIMENTOS

RIO BRANCO

JUNHO/2001


INTRODUÇÃO

Nos dias atuais, as empresas necessitam, para o perfeito desempenho de suas múltiplas atividades, de um sem-número de informações, cujo valor está diretamente relacionado com os veículos que as transmitem. Assim, informações corretas prestadas de um modo ineficiente terão o mesmo valor funesto que informações incorretas prestadas eficientemente. Desse modo, nas empresas de hoje, onde a velocidade da informação é fator de sucesso para a tomada de decisões, essas informações são adquiridas, transmitidas e preservadas através de documentos previamente estudados e perfeitamente identificados com os fins para os quais se destinam. Esses documentos são, genericamente, denominados "Manuais", e neste capítulo abordaremos o quão são importantes e necessários.

Embora considerado por muitos como um "aglomerado de papéis inúteis, que não servem para nada, a não ser para enfeitar prateleiras e estantes", nas empresas de grande porte, o emprego de manuais é quase que obrigatório, face à multiplicidade de seus controles e abrangências de seus sistemas operacionais. Já em empresas de médio e pequeno porte, seus dirigentes podem colocar dúvida quanto à validade da confecção e utilização de manuais, pelo simples operacionais. Este raciocínio pode, em princípio, parecer fácil de responder, entretanto, a prática tem-nos ensinado que não é bem assim. Cada caso é um, caso, e como tal, deverá ser cuidadosamente analisado em função de suas peculiaridades.

Na realidade existem indícios que servem como um sinal de alerta para que determinadas empresas passem a pensar seriamente no que tange à elaboração de determinados manuais. Dentre esses indícios, podemos citar: crescimento da empresa, diversificação do seu campo de atuação, novas atribuições etc. Os manuais são úteis em quaisquer instituições, independente do dimensionamento, número de empregados, objetivos etc. Entretanto, nas empresas denominadas de "pequeno porte", sua aplicação não é tão necessária, uma vez que as informações se processam mais diretamente em função de seu dimensionamento estrutural organizado, e sem trazer problemas aos seus dirigentes. Nessas empresas, as atividades afetas a cada funcionário não se restringem, na maioria das vezes, a determinada função. Assim, pode tornar-se difícil e até mesmo desaconselhável para o andamento do trabalho fixá-las através de um manual.

O que se pode afirmar é que o surgimento de necessidade da criação de manuais encontra-se diretamente relacionado com a perda da visão sistêmica por parte dos dirigentes, além de ser inevitável , cada vez mais, catalogar e manter atualizadas determinadas informações técnicas e/ou administrativas.

Tendo chegado à conclusão de que é necessário elaborar manuais, os dirigentes devem ter sempre em mente que: a validade e a credibilidade dos manuais encontram-se na razão direta de sua constante atualização. Manuais desatualizados e ultrapassados não apresentam o mínimo valor consultivo e muito menos decisório; eles realmente só servem para enfeitar prateleiras e estantes.


1. - MANUAIS ADMINISTRATIVOS

1.1. - CONCEITUAÇÃO DE MANUAIS

Os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades, sendo, portanto, um ótimo instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, a integração dos diversos subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente, com base na realidade da cultura organizacional.

Normalmente, um manual é constituído de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa. Estes tomos compõem-se de normas, instruções, rotinas e outros instrumentos complementares, como quadros, tabelas, fluxogramas, catálogos, listas etc.

Os manuais são instrumentos de gerência, de relativa duração, reunidos dentro de uma capa características, de fácil identificação, classificados, codificados, providos de índices e organizados a fim de tornar máximo o seu valor como obra de referência. Obviamente, a relativa duração dos documentos inseridos nos manuais não tornam eternos como instrumento executivo-normativo cuja utilidade para a organização está razão direta de sua flexibilidade rapidez em se adaptar às mudanças processadas em quaisquer das matérias que os integram.

Assim, os manuais representam, sempre, uma instrumentabilidade a serviço da efetividade organizacional, eles devem estar permanentemente submetidos à análise, crítica e avaliação não só por parte dos responsáveis pelo seu gerenciamento, como também pelos seus usuários de modo geral.

As grandes empresas possuem, via de regra, diversos tipos de manuais como o de administração de pessoal, de suprimento, de finanças. De contabilidade, comercial, de serviços gerais, patrimônio, segurança empresarial, entre outros, cada um dos quais com seus objetivos e conteúdos específicos e distribuídos de acordo com o interesse da empresa.

Evidentemente, as características próprias das organizações é que ditarão a melhor estrutura do seu Manual de Organização. Este, portanto, pode ter conteúdo diverso de uma empresa para outra, embora alguns pontos possam ser comuns. Segundo o Manual de Organização do Management Center do Brasil, o manual, seja qual for o seu campo de abrangência, deve ter a seguinte composição gráfica, de modo geral:

1 - um formato cômodo, que facilite o seu manuseio e a sua guarda (de preferência o tamanho A-4 ;

2 - os tomos devem ser separados por um colecionador, com as folhas soltas, o que facilita a sua consulta e a subordinação das folhas modificadas;

3 - utilizar linguagem simples, direta, o mais preciso e coerente possível, inclusive correspondente ao nível de instrução dos usuários a que se destinam;

4 - inclusão de índice geral e guias de cartolina com os títulos dos assuntos, para facilitar a sua localização;

5 - deve ser estudado criteriosamente o público a quem o manual se destina, evitando-se o desperdício na sua reprodução e distribuição.

Um manual de Organização bem elaborado permite que os executivos de quaisquer órgãos fiquem sabendo, com exatidão, quais as suas responsabilidades e qual o seu relacionamento com os demais gerentes da organização, evitando-se, em conseqüência, conflitos de jurisdição, sobreposição da autoridade, agilizando, assim, a tomada de decisões programadas, e indicando, finalmente, de modo inequívoco, quem está investido de poder para aprovar, bem como os graus de autoridade atribuídos aos diferentes níveis administrativos. O Manual de Organizações tem ainda a possibilidade de se tornar um rico repositório das experiências acumuladas dos gerentes mais antigos, a serem aproveitadas para facilitar o treinamento dos mais novos, podendo, também, constituir-se num útil manual de consultas, servindo como instrumento de controle.


1.2. - OBJETIVO

O objetivo da manualização é permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. Esse seria o objetivo amplo, a grande alternativa para aplicação de manuais na organização.

Não importa o seu conteúdo nem a quem é endereçado, e sim a insistência em seu uso, a certeza de que assim agindo os administradores estarão dando à organização condições de manter uma dinâmica ágil em seus mais variados aspectos. Por outro lado, nada disso quer dizer que o manual tenha de ser visto como um documento de uso obrigatório em todos os momentos da organização. Há quem afirme que o manual tem apenas limitações, restrições. O fato gerador está no próprio conteúdo de cada manual: a burocratização da organização.


1.3. - PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

  • correspondem a sua importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa;
  • facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;
  • ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo administrativo. Com isto, possibilitam a normatização das atividades administrativas;
  • possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;
  • evitam discussões e equívocos, muito freqüentemente, nas empresas onde não se estabeleceu a "versão" oficial da empresa sobre os temas suscetíveis de pontos de vista conflitantes;
  • possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa;
  • possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados;
  • representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa;
  • representa uma restrição para improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas;
  • aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceção;
  • representa um instrumento que pode elevar o moral do funcionário, pois possibilita que o mesmo tenha melhor visão de sua representatividade na empresa;
  • representa um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados;
  • aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades uma vez que aquilo que têm de ser feito está claramente estabelecido por escrito; e
  • representa um legado histórico da evolução administrativa da empresa.


1.4. - PRINCIPAIS DESVANTAGENS DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS

  • constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa;
  • sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz paralelamente sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa;
  • o custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício identificada pela empresa;
  • quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor;
  • são, em geral, pouco flexíveis;
  • incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais, cuja vigência e importância para o dia-a-dia da empresa é muito grande;
  • quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem absoletos diante de quaisquer mudanças pequenas;
  • diminuem a incidência do julgamento pessoal tornando-se muitas vezes um freio para a iniciativa individual; e
  • seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.


1.5. - REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

  • necessidade real e efetiva da empresa;
  • ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades;
  • ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário;
  • ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;
  • ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;
  • ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema;
  • ter adequada flexibilidade; e
  • ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.


1.6. - ROTEIRO PARA A ELABORAÇÃO DO MANUAL ADMINISTRATIVO

Quando o analista elaborar um manual administrativo, poderá utilizar um roteiro de trabalho correspondente a uma análise preliminar que considere, entre outros, os seguintes aspectos:

  • identificação dos sistemas a serem considerados;
  • seleção dos sistemas e subsistemas;
  • seleção dos tópicos, assuntos ou matérias;
  • estudo dos campos dos problemas;
  • pesquisa e classificação das fontes de informações;
  • reconhecimento e definição dos problemas;
  • diferenciação dos diversos elementos dos problemas;
  • análises esquemáticas dos problemas identificados;
  • avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas;
  • apreciação e avaliação dos fatores dos problemas;
  • avaliação dos dados recolhidos;
  • reunião, ordenação e análise de registros, fatos e informações recolhidos;
  • ensaios de possíveis soluções;
  • ordenação e sistematização da exposição; e
  • escolha do estilo, forma de apresentação e redação

1.6.1. – Alguns aspectos que devem der respeitados pela preparação do manual.

  • reconhecimento da necessidade, pela ALTA ADMINISTRAÇÃO, de a empresa necessitar de manuais;
  • sugestão dos títulos e das finalidades dos manuais;
  • fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo;
  • atribuição de responsabilidades pelo preparo de cada manual; e
  • critérios sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.


1.7. - CLASSIFICAÇÃO DOS MANUAIS

A rigor, não existe um modelo de Manual de Organização que possa atender ao interesse de todo e qualquer tipo de empresas ou servir de padrão para o analista preparar um novo Manual, para uma organização determinada, porque cada empresa, possuindo características próprias, terá que adotar aquela solução que energirá de um diagnóstico situacional de suas necessidades, dentro da ótica do modelo condicional. Os diversos tipos de manual existentes e o que cada um significa quando aplicado.

1.7.1 - Manual de Organização

Este manual também é denominado, em algumas empresas, Manual de Funções.

Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa.

Pode se afirmar que toda empresa, independente de seu tamanho, deve ter o Manual de Organização. Somente algumas microempresas podem ter uma situação em que a falta deste manual não venha afetar a sua eficiência, eficácia e efetividade.

1.7.1.1 - Finalidades

As principais finalidades são:

  • estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa;
  • identificar o plano organizacional da empresa, incluindo a sua filosofia de gestão e de atuação;
  • identificar de maneira formal e clara como a empresa está organizada;
  • estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa;
  • fazer com que as informações referentes à empresa sejam elaboradas em conformidade com as políticas e os objetivos gerais da empresa; e
  • servir como base para a avaliação do plano organizacional estabelecido para a empresa.

1.7.1.2 - Conteúdo

Os principais aspectos que devem fazer parte integrante deste são:

  • estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa;
  • organograma geral e organograma parciais, por grande área ou divisão da empresa;
  • relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais;
  • relações de linha e assessoria;
  • níveis hierárquicos e amplitude de controle;
  • grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar;
  • aspectos de descentralização e centralização;
  • interação ao sistema de comunicações; e
  • interação ao sistema de informações/decisões.

1.7.2. - Manual de Normas e Procedimentos

Normalmente, esses manuais são mais numerosos, bem como de utilização mais acentuada na empresa. Têm como objetivos descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Correspondem ao manual da parte dos métodos dentro da atividade de organização e métodos.

1.7.2.1 - Finalidades

  • veicular instruções corretas aos preparadores das informações para serem processadas por um centro de serviços;
  • proporcionar, por intermédio de um ou mais departamentos, métodos que possibilitem a execução uniforme dos serviços;
  • atribuir aos departamentos competência para definição das informações que serão incluídas no manual; e
  • coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecução racional dos propósitos da empresa.

1.7.2.2. - Conteúdo

  • Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar (pessoa ou unidade organizacional) os diversos trabalhos do processo administrativo;
  • Procedimentos: é a indicação de como são executados os trabalhos dentro do processo administrativo;
  • Formulários: é a indicação dos documentos que circulam no processo administrativo, bem como de forma de manipulação; e
  • Anexos.

Os anexos podem conter:

Tabelas: as que devem ser apresentadas englobando os seguintes itens:

  • LEGENDA - constituída do número da tabela seguido pelo seu título;
  • CABEÇALHO - contendo dos títulos das colunas e/ou linhas;
  • CORPO - constituído por colunas separadas entre si por traços verticais; e
  • NOTAS APLICATIVAS - numeradas e escritas abaixo do corpo da tabela, quando necessário. Caso a tabela tenha continuação em outra página, ele deve ser interrompida por traço horizontal, seguido da palavra Continua entre parênteses. Na página seguinte, a legenda e o cabeçalho devem ser repetidos seguidos da palavra Continuação entre parênteses.

Figuras: devem possuir legenda colocada abaixo da mesma e constituída do número e título.

Reproduções: envolvem transcrições de textos originários de documentos estranhos à empresa.

1.7.3. - Manual de Políticas e Diretrizes

Uma política pode ser definida como um parâmetro para a tomada de decisão. Portanto, esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões que levam ao alcance dos objetivos estabelecidos.

As políticas devem ser bem fundamentadas e consistentes, bem como baseadas em uma exploração muito bem feita das relações de trabalho na empresa.

1.7.3.1 - Finalidades

  • padronizar, a um nível desejado, os procedimentos das atividades da empresa;
  • criar condições para um adequado nível de delegação na empresa;
  • dar condições para que os executivos gastem tempo apenas para as decisões que fujam dos padrões normais da empresa;
  • facilitar a concentração de esforços, visando aos objetivos gerais da empresa; e
  • criar condições para melhor avaliação do plano organizacional.

1.7.3.2 - Conteúdo

  • políticas de marketing;
  • políticas de tecnologia;
  • políticas de logística;
  • políticas de recursos humanos;
  • políticas de produção; e
  • políticas de finanças.

1.7.4. - Manual de Instruções Especializadas

  • É aquele que agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa, como, por exemplo, "Manual do Vendedor" ou "Manual da Secretária".
  • A apresentação deste tipo de manual pela empresa é recomendável quando o número de funcionários que poderão utilizá-lo é suficientemente grande para justificar sua preparação.

1.7.4.1. - Finalidades

  • possibilitar maior e melhor treinamento e capacitação a determinado grupo profissional de funcionários; e
  • proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo;

1.7.4.2 - Conteúdo

  • objetivos básicos;
  • informações básicas sobre o cargo/função;
  • relação de tarefas básicas;
  • interação dessas tarefas básicas com a tarefas de outros cargos/funções da empresa;
  • instruções básicas para a execução das tarefas; e
  • instruções básicas para a avaliação das tarefas.

1.7.5. - Manual do Empregado

São particularmente importantes em empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa.

Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa. Para propiciar maior motivação no uso, deve ter boa diagramação e redação, bem como ser impresso, de preferência, em offset.

1.7.5.1 - Finalidades

  • propiciar ao novo funcionário seu rápido entendimento da empresa;
  • propiciar bom clima entre o empregado e a empresa;
  • explicitar os deveres e direitos do empregado perante a empresa; e
  • facilitar o posterior treinamento deste novo empregado.

1.7.5.2 - Conteúdo

O conteúdo do Manual do Empregado varia de empresa para empresa; entretanto, uma forma mais usual é abordar os seguintes grandes itens:

  • atividades desenvolvidas pela empresa;
  • breve resumo histórico;
  • objetivos gerais perseguidos pela Alta Administração;
  • explicação do sistema de autoridades;
  • regime de incentivos;
  • direitos e obrigações do empregado, de forma geral;
  • regime de sanções;
  • formas de recorrer à administração da empresa diante de eventuais conflitos;
  • normas e comportamentos básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal; e
  • serviços que a empresa presta a seus empregados.

1.7.6 - Manual de Finalidade Múltipla

Em algumas situações pode ser interessante fazer um único manual, que atenda aos vários aspectos considerados pelos tipos apresentados anteriormente. Geralmente isto ocorre devido a:

  • volume de atividades;
  • número de empregados; e
  • simplicidade da estrutura organizacional.

1.7.6.1 - Finalidades

  • informar os empregados sobre os mais variados aspectos da empresa; e
  • servir de base de treinamento e avaliação do plano organizacional da empresa.

1.7.6.2 - Conteúdo

  • título;
  • prefácio;
  • índice;
  • história da empresa;
  • políticas gerais da empresa;
  • aspectos básicos da organização;
  • departamentos da empresa, funções, autoridade e responsabilidade;
  • regulamento interno;
  • equipamento disponível e sua manutenção; e
  • observações sobre o pessoal , tais como contratação, promoções, rescisões faltas, benefícios e atividades sociais.


1.8 - Estratégia para Manualização

A ação da unidade de O&M voltada á consolidação do uso correto de manuais implica o cumprimento de quatro etapas:

  • Itemizar os modelos manualizados, antes da aplicação de modelos é necessário que sejam itemizados os vários tipos de manual que organização demanda. Assim, de posse do rol de modelos, torna-se mais simples o trabalho de manualização. Essa etapa deve ser cumprida de acordo com informação já existentes sobre a estrutura e funcionamento e outras informações a serem coletadas junto á chefia e funcionários. Mesmo com a participação de muitos, é imprescindível a colaboração da unidade de O&M com a conhecida autoridade do saber, isto é, a expectativa que temos é de uma unidade composta de profissionais que, embora não detentores de poderes hierárquicos, terminem vendo suas idéias e propostas validadas porque sabem tecnicamente o que é para ser feito.
  • Qualificar a manualização. Vencida a primeira etapa, seguimos no sentido da qualificação, do detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos itemizados, de acordo, de acordo com as demandas apresentadas.
  • Elaborar o manual. É a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente. A elaboração vai depender, evidentemente, do modelo escolhido. Cada modelo apresenta a sua exigência. O mais importante é a conjugação de esforços que certamente se processarão entre a unidade de O&M e as demais unidades da organização envolvidas no processo.


1.9. - ESTRUTURA DE UM MANUAL

Pode ser elaborado da forma mais completa possível, chegando ao outro extremo de uma situação bastante simplificada.

Podem-se ter diferenças na estruturação de um manual. Entretanto, normalmente um manual pode conter as seguintes partes básicas:

  • apresentação;
  • índice numérico ou sumário;
  • instruções para uso;
  • conteúdo básico;
  • apêndice;
  • glossário;
  • índice temático;
  • bibliografia.

A - Apresentação:

É enfocado o objetivo do manual. Geralmente esta parte corresponde a uma carta de apresentação assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionários a obrigatoriedade de respeito ao conteúdo do manual.

B - Índice Numérico ou Sumário:

É o índice básico com a indicação do assunto e do número da página. Deve ser suficientemente detalhado para permitir a rápida localização da informação necessária.

C - Instruções para uso

Esta parte deverá ser suficientemente clara e objetiva para facilitar o seu uso pelos vários funcionários envolvidos no processo.

Algumas das instruções básicas devem ser:

  • sobre a disposição do conteúdo básico;
  • sobre os princípios em que se baseiam os capítulos;
  • sobre o sistema de codificação utilizado;
  • sobre a utilização dos apêndices;
  • sobre a utilização do glossário;
  • sobre a utilização do índice temático;
  • sobre a forma de atualizações e modificações efetuadas; e
  • sobre a consulta de pontos não considerados ou que não estejam suficientemente explicados.

D - Conteúdo Básico

Possui todo o conteúdo principal, ou seja, a razão de ser do manual. Como conseqüência, é a parte mais extensa do manual.

E - Apêndice

Nesta parte, normalmente, são colocados formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos etc.

Normalmente representam documentos que não devem contar da parte de conteúdo básico, para evitar possível quebra na clareza da leitura.

Quando utilizado, é representado por instrumentos auxiliares para melhor entendimento do manual.

F - Glossário:

É uma espécie de dicionário de termos técnicos que serve para homogeneizar a conceituarão dos termos básicos utilizados no manual. Os termos são colocados em ordem alfabética.

Como exemplo, pode-se afirmar que o manual de organização pode conter definições de termos como: autoridade, responsabilidade, decisão, cargo, tarefa, atividade etc.; e o manual de normas e procedimentos pode conter definições de termos como: norma, procedimento, formulário, fluxograma etc.

G - Índice temático:

É o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localização no conjunto.

H – Bibliografia:

É a indicação, em ordem alfabética, de sobrenome dos autores citados, título da obra, edição, local, editora e ano de publicação.


1.10. - FASES DA ELABORAÇÃO DO MANUAL ADMINISTRATIVO

Para a elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fazes, que podem representar o procedimento basicamente padrão:

  • definição do objetivo do manual;
  • escolha do(s) responsável(eis) pela preparação;
  • análise preliminar da empresa;
  • planejamento;
  • levantamento de informações;
  • elaboração propriamente dita:

    - redação;
    - diagramação;
    - formato;
    - codificação;
    - impressão;
    - encadernação; e
    - teste piloto;

  • distribuição;
  • instrução aos usuários; e
  • acompanhamento do uso.

1.10.1. - Definição dos objetivos do Manual Administrativo

Razão de ser do manual.

É a primeira e básica das fases de elaboração, pois do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados depende todo o trabalho que deverá ser desenvolvido posteriormente.

É importante compreender e transmitir aos usuários que um manual não é a solução mágica de todos os problemas, mas que a solução de muitos problemas através de um manual adequado.

1.10.2. - Escolha do(s) responsável(eis) pela preparação do manual administrativo

É importante determinar de pessoas, bem como o perfil técnico-comportamental das pessoas que vão trabalhar na elaboração do manual administrativo.

Outro aspecto é que deve ser decidido entre a atuação de analistas internos da empresa e/ou de consultores externos. Outro aspecto é inerente ao uso de comitês ou comissões de trabalho.

1.10.3. - Análise preliminar da empresa

Fase inicial de contato dos analistas internos ou externos à empresa com os futuros usuários do manual.

Os responsáveis pela tarefa deverão realizar entrevistas com o pessoal de nível superior, visitas às instalações da empresa, estudo de documentação, tais como organogramas, manuais preexistentes, balanços, demonstrativos de custo, etc. e, em geral, todo o tipo de atividades que lhe permita um conhecimento global da organização na qual tem de desenvolver sua atividade.

1.10.4. - Planejamento

Nesta etapa, o analista deverá projetar seu trabalho no tempo, devendo para isto, definir claramente a qualidade de informação a ser arrecadada, as fontes da mesma, os colaboradores de que vai necessitar e outros recursos materiais. Esta fase servirá de base de sustentação para todo o desenvolvimento posterior dos trabalhos.

1.10.5. - Levantamento de informações

Como o analista neste ponto já tem conhecimento do tipo, da quantidade, da qualidade e da fonte de informação, nesta fase ele utilizará determinados técnicas para levantamento dessas informações.

As principais técnicas de levantamento de informações são:

a) Entrevistas, em que os analistas procuram obter, entre outras, as seguintes informações:

  • objetivos;
  • políticas;
  • estratégicas;
  • estrutura hierárquica;
  • autoridade;
  • descentralização;
  • centralização;
  • delegação;
  • funções;
  • responsabilidades;
  • relacionamento;
  • procedimentos;
  • tarefas;
  • normas;
  • métodos;
  • colaboração do pessoal; e
  • fluxo do trabalho.

b) Observação direta, na qual os analistas procuram obter, principalmente, as seguintes informações.

  • cumprimento de normas;
  • disciplina;
  • atividades;
  • disposição de máquinas e equipamentos;
  • circulação de formulários;
  • manejo e utilização de arquivos e registros; e
  • maneira de trabalho.

c) Questionário, em que as informações levantadas geralmente são:

  • relações de hierarquia;
  • funções;
  • tarefas;
  • informação recebida e emitida;
  • arquivos e registros utilizados;
  • métodos de trabalho;
  • delegação;
  • descentralização; e
  • níveis de competência.

d) Análise de documentação, em que são obtidas as mais variadas informações, através das seguintes fontes de informações, entre outras:

  • manuais utilizados anteriormente pela empresa;
  • manuais ainda vigentes na empresa e que tenha objetivos diferentes daquele que está em preparação;
  • manuais de outras empresas;
  • arquivos de formulários e comprovantes;
  • registros diversos;
  • boletins e circulares;
  • organogramas;
  • fluxogramas; e
  • estatutos e regulamentos.

1.10.5.1. - Relevância e veracidade das informações

É muito importante que, ao final da fase de levantamento, o analista estabeleça dois aspectos muito importantes:

  • relevância da informação obtida, através de uma análise adequada possível: e
  • veracidade da informação obtida, através de algum processo de verificação.

1.10.6. - Elaboração propriamente dita

Na fase de preparação definitiva do manual, alguns fatores devem ser considerados pelos analistas. Os principais são:

  • redação;
  • diagramação;
  • formato;
  • codificação;
  • impressão;
  • encadernação; e
  • teste-piloto.

1.10.6.1. - Redação

O analista deve ter em mente que um estilo de redação que seja pesado, complexo, confuso, prolixo poderá levar o usuário a fugir da sua leitura e consequentemente de sua utilização como base para o seu método de trabalho.

Portanto, o analista deve efetivar uma redação de texto de forma clara e curta, evitar ambigüidades, utilizar um tom formal, ter uniformidade de estilo, somente utilizar terminologias técnicas quando for imprescindível e entendível, ser específico e não geral, ser concreto e não abstrato, e preferir os verbos na voz ativa à a forma passiva.

Existem diversos tipos de redação que podem ser utilizadas com êxito segundo o tipo de manual que se tem em mente. De acordo com Schicker (1972-79), estes são os mais importantes:

  • de livro de cozinha;
  • narrativa convencional;
  • de estilo teatral;
  • de títulos e cabeçalhos;
  • de matriz; e
  • de fluxogramas.

a) De livro de cozinha

Este tipo de redação é ideal para manuais de instruções ou para todos aqueles de cuja leitura se espera ação imediata. Caracteriza-se pela utilização da voz ativa, modo imperativo, que guia a forma pela qual a tarefa deverá ser executada. Este estilo reduz ao mínimo a possibilidade de julgamento da pessoa à qual está dirigido. A título de exemplo apresentam-se a seguir algumas frases redigidas desta forma:

  • controle diariamente ficha de estoque;
  • quando o estoque chegar ao nível de pedido, prepare uma solicitação de compra em duas vias;
  • envie a primeira via ao departamento de compras e arquive a segunda via.

b) Narrativa convencional

É o estilo ideal para transmitir informações a serem levadas em conta durante as atividades do leitor, porém não incita a ação apenas através de sua leitura. Tem caráter e enunciativo. É o mais adequado para manuais de políticas ou de organização.

A seguir são apresentados dois exemplos deste tipo de redação:

  • Em um manual de políticas: "É política da empresa vender pelos preços mais baixos do mercado."
  • Em um manual de organização: "Cada chefe executivo possui autoridade delegada suficiente e a total responsabilidade pela gestão que se realiza na área sob sua chefia."

c) Estilo teatral

É uma adaptação de estilo de redação utilizado nas obras de teatro, com a diferença de que os diálogos são substituídos pelas diversas tarefas a realizar e os atores por empregados, quando se está descrevendo um procedimento em terno de um departamento, ou mesmo se o processo se desenvolve entre várias unidades organizacionais.

O exemplo a seguir é um fragmento de uma manual de procedimento na parte relativa à reposição de estoques:

Seção de

Almoxarifado

1. Controla a existência física de mercadorias através da ficha de estoque. Quando esta se aproxima do nível mínimo, prepara uma solicitação de compra em duas vias.

2. Envia a primeira via para compras e arquiva a segunda via.

Departamento

de compras

3. Analisa a solicitação e a aprova ou recusa.
4. Se recusá-la, arquiva a solicitação e comunica à Seção de Almoxarifado a recusa.
5. Se aprová-la, consulta o registro de fornecedores para determinar quais estão em condições de fazer o suprimento.


d) Títulos e cabeçalhos

Este tipo de redação possibilita rápida localização do tema procurado no manual. Dentro deste estilo, cada tema importante contido no manual fica sob um título que o separa claramente do resto. Esses cabeçalhos permitem localizar o tema procurado, sem necessidade de ler folhas inteiras.

Eis um exemplo deste estilo:

Departamento de Almoxarifado

Estrutura

Localização estrutural: depende hierarquicamente da gerência de produção e funcionalmente da gerência financeira e de controle interno.

Objetivos: prover de forma eficaz e eficiente os materiais solicitados pelo departamento de fabricação, bem como manter níveis ótimos de materiais em estoque, reduzindo ao máximo as perdas por danificação ou extravio.

Funções;

1. Recebimento dos materiais.

2. Controle da qualidade e quantidades dos mesmos.

3. Conservação dos estoques em perfeito estado.

4. Atendimento das requisições de materiais provenientes do departamento de produção.

5. Controle de estoque através de sistemas de inventário permanente.

6. Realizações de contagens físicas periódicas.


Classificação de produtos

Os produtos em estoque deverão ser classificados, de acordo com a incidência que tenham no custo total de armazenamento, numa das seguintes categorias:

1. Categoria A: entrarão nesta categoria todos os produtos com pequena porcentagem de incidência no volume físico total, porém com grande porcentagem no valor total do estoque.

2. Categoria B: compreenderá os produtos cuja incidência percentual no volume físico e no valor do estoque esteja equilibrada.

3. Categoria C: compreenderá os produtos cuja incidência percentual no volume físico seja elevada, e cuja incidência percentual no valor total do estoque seja baixa.


Inventário Permanente

O controle físico dos estoques de produtos será efetuado através de um sistema de inventário permanente para o qual todos e cada um dos produtos deverão contar com uma ficha individual na qual serão anotadas as entradas, as saídas e o saldo em existência. Cada uma dessas fichas deverá, por sua vez, conter os níveis máximos e mínimos de estoque, assim como o nível de pedido dos respectivos produtos.


Contagens Físicas

Serão realizados pelo menos duas vezes por ano inventários físicos globais dos produtos em estoque. As contagens estarão a cargo do departamento de finanças e controle interno, que enviará o pessoal necessário para tal efeito. As contagens serão efetuadas com a máxima elaboração do pessoal do departamento de almoxarifado. Este controle deverá ser complementado com comprovações semanais dos estoques baseados em amostras de itens retirados das categorias A e B.


e) Matriz

Este estilo é algumas vezes utilizado em manuais de procedimentos para orientar atividades cuja realização é conseqüência de múltiplas variáveis. Possibilita a rápida identificação das variáveis às quais está sujeita a ação.

f) Fluxogramas

A representação gráfica dos diversos procedimentos administrativos é uma ferramenta imprescindível, que permite visão completa do fluxo do trabalho dentro e entre os diversos departamentos da empresa. Gráficos deste tipo são encontrados na maioria dos manuais de procedimentos. Muitos procedimentos que, expressos em forma de narrativa, parecem muito complicados, quando representados graficamente simplificam muito sua compreensão.

Os fluxogramas representam a melhor forma de redação dos manuais de normas e procedimentos. Os seu símbolos devem ser entendidos não só pelo analista que o desenha, como também pelos usuários que devem utilizar o fluxograma como instrumento de trabalho.

Cada vez mais as empresas estão procurando apresentar os manuais de normas e procedimentos com fluxogramas bem elaborados e dispensando a parte descritiva dos procedimentos administrativos. Mas isto só é possível se todos - analistas e usuários - conhecerem perfeitamente a técnica de fluxogramas.

1.10.6.2. - Diagramação

Na etapa de redação, o analista definiu conteúdo e a linguagem utilizada no manual. Passará então a fazer a distribuição, da melhor maneira possível, em capítulos, em seções, em folhas.

Essas folhas devem ser pré-impressas, para facilitar a identificação, ser uniformes e possibilitar a inclusão de todas as informações necessárias.

Uma disposição lógica dos temas é uma garantia de leitura rápida e de fácil compreensão. Para que se consiga isso, é importante que:

  • seja realizada uma distribuição estética, harmoniosa, clara e prática dos dados essenciais;
  • a visualização da informação se faças facilmente;
  • exista uma seqüência ordena do dados incluídos; e
  • cada tema possa ser facilmente identificado através da inserção de títulos adequados.

1.10.6.3. - Formato

O formato do manual está basicamente relacionado com formato dos formulários, folhas, desenhos etc., que fazem parte integrante do mesmo.

Normalmente não são elaborados manuais com folhas de dimensões pequenas, pois pode provocar grande aumento no seu volume, dificultando o seu uso. Algumas vezes os analistas procuram resolver os problemas causados pelo maior volume do manual, pela diminuição do tipo de impressão, o que pode provocar dificuldade maior de leitura.

1.10.6.4. - Codificação

O analista procura, através do uso de um sistema de codificação, facilitar o acesso à informação dentro do manual. Portanto além do nome por extenso para cada uma das partes do manual (capítulo, seção, tema etc.), deverá ser colocado o código correspondente.

Os sistemas básicos de codificação: alfabético, numérico e alfanumérico. De maneira geral, pode-se afirmar que o melhor sistema de codificação para os manuais é o numérico (com algarismos arábicos e/ou romanos).

Nas codificações dos manuais deve ser considerada a identificação dos temas e das folhas.

O sistema escolhido deverá possibilitar a satisfação de ambos os aspectos, evitando confusões. Para isso é recomendável que se adote os seguinte procedimento:

  • dividir o conteúdo do manual em capítulos (parte primária);
  • designar cada capítulo com um número identificador (romano);
  • subdividir cada capítulo em seções (parte secundária);
  • designar cada seção com um número (arábico) colocado à direita do algarismo romano que identifica o capítulo separado por uma barra (/). Dessa forma, obtém-se a codificação a ser utilizada tanto para as folhas como para os temas (parte terciária);
  • cada seção do manual necessitará de uma ou mais folhas; para identificá-las, usa-se um algarismo arábico colocado à direita daquele que identifica a seção (parte quaternária);
  • o código assim obtido figurará na margem superior direita da folha; e
  • dentro das páginas, os temas são identificados com a mesma base de codificação à qual se agregarão os números necessários, de acordo com o grau de análise de cada tema.

A parte escrita do processo pode ser representada por:

  • seção primária: letras maiúsculas grifadas.
  • seção secundária: letras maiúsculas sem grifo.
  • seção terciária: letras minúsculas grifadas.
  • seção quaternária: letras minúsculas sem grifo.

Exemplo:

1 - PROCEDIMENTOS GERAIS;

1.1 - DESIGNAÇÃO;

1.2 - Estrutura do código;

1.3 - Exemplo de codificação.


1.10.6.5. - Impressão

Neste ponto, o analista deve estar atento aos aspectos de custo e de qualidade do manual.

Os principais parâmetros que afetarão a decisão sobre a forma de impressão são:

  • quantidade de cópias;
  • qualidade de impressão;
  • custo de impressão;
  • forma de utilização do manual;
  • vigência estimada do conteúdo do manual;
  • tempo necessário para impressão;
  • equipamentos de impressão que são de propriedade da empresa;
  • disponibilidade na empresa de matéria-prima para elaboração do manual; e
  • disponibilidade no mercado de matéria-prima para elaboração do manual.

Os métodos mais comuns de reprodução são os seguintes:

  • cópias com máquinas de escrever;
  • fotocópias;
  • reprodução mimeográfica;
  • copiadores a álcool;
  • tipografia; e
  • offset.

Os sistemas através de cópias com máquinas de escrever e fotocópias são utilizadas quando o número de cópias necessário é muito pequeno.

A reprodução mimeográfica é o sistema mais econômico de reprodução em larga escala, porém a qualidade da impressão é inferior. Seu uso pode ser recomendado para o teste experimental.

Os copiadores a álcool dão cópias semelhantes às mimeografadas, porém de qualidade um pouco melhor que estas, e permitem a reprodução de desenhos mais complexos.

Os métodos tipográficos são bem mais caros que os anteriores, porém a qualidade das cópias é bem melhor. Implica o uso de máquinas automáticas de impressão.

O sistema offset é muito caro, porém possibilita a obtenção de cópias com o máximo possível de perfeição e qualidade, inclusive o uso intenso de cores. Recomenda-se o seu uso para manuais cujo conteúdo não esteja continuamente sujeito a mudanças.

Quando o conteúdo do manual é muito volumoso, pode ser conveniente a impressão em ambos os lados da folha, porém isto impõe restrições técnicas quanto à espessura e qualidade do papel, bem como quanto ao método a ser utilizado.

Principalmente para os métodos mais caros, é importante o analista testar o conteúdo antes de imprimir. Para tanto, pode ser utilizado um método mais barato para a fase de testes.

1.10.6.6. - Encadernação

Tendo em vista o processo de atualização e modificação, é interessante que o analista de sistemas, organização e métodos decida por um método de encadernação tipo fichário de folhas substituíveis, evitando ao máximo o sistema de encadernação utilizado para os livros comuns.

1.10.6.7. - Teste-Piloto

O analista de sistemas, organização e métodos deve efetuar teste-piloto sobre a validade do conteúdo, bem como o alcance do objetivo estabelecido. Nesta etapa podem ficar evidenciadas algumas modificações que poderão ser efetuadas visando uma situação mais adequada.

1.10.7.- Distribuição

O analista deve estabelecer de maneira a mais completa a relação dos destinatários do manual.

Uma distribuição reduzida poderá levar a:

  • falta de conhecimento de determinados usuários; e
  • falhas de operação de sistema.

Uma distribuição excessiva e indiscriminada poderá levar a:

  • gastos inúteis; e
  • interferências desnecessárias de quem não está envolvido no assunto.

Normalmente, quem recebe os manuais são os responsáveis pelas unidades organizacionais, os quais determinam depois os meios de acesso aos seus subordinados.

Um formulário de controle de distribuição é apresentado na figura abaixo.

Uma idéia interessante é que os responsáveis pelos diversos manuais que tenham subordinados sob suas ordens mantenham um registro de consultas com finalidades estatísticas de forma que possam contribuir para a análise permanente da eficiência dos manuais.

PLANOS

FICHA DE CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE MANUAIS

Nome do Manual: ___________________________________________________

Sigla da Unidade Organizacional

Nome do Responsável

Manual Completo

Alterações

 

 

Visto

Data

Doc.

Visto

Data

Doc.

Visto

Data

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.10.8. - Instrução aos usuários

Esta tarefa é de responsabilidade dos analistas e dos chefes das unidades organizacionais envolvidas no processo. Em alguns casos, poderá ser envolvida a área de treinamento da empresa.

Uma forma prática e amena de cumprir esta tarefa é criar situações cujas soluções dependam da utilização do manual e mostrar, então, aos usuários como recorrer a ele.

1.10.9. - Acompanhamento do uso

Esta fase é de suma importância para verificar a eficiência e eficácia do manual. O analista deverá utilizar várias técnicas para verificação, tais como: entrevistas, observações, elaboração de registros estatísticos etc.

O processo de acompanhamento para ter maior validade deverá ser feito de forma sistemática e contínua.

1.11. - PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO DO MANUAL

Nesta etapa, o analista de sistemas, organização e métodos deverá estabelecer as medidas necessárias para manter a validade dos manuais.

Não obstante o caráter "permanente" dos sistemas sobre os quais dispõe o manual administrativo, a dinâmica da empresa pode impor alterações em seu contexto. Assim, as alterações devem ocorrer por meio de:

  • revisão;
  • re-emissão; e
  • cancelamento.

A seguir são analisadas as três situações básicas de adequação dos manuais administrativos à dinâmica empresarial.

A - Revisão

Sempre que houver alterações que afetem parte do manual administrativo, devem ser emitidas revisões para substituir as partes emendadas.

A revisão é uma nova impressão das folhas corrigidas. Neste caso, as folhas revistas substituem as de número correspondente nas publicações existentes.

A revisão do manual deve ser realizada com a antecedência necessária em relação a data de entrada em vigor, com o objetivo de que o pessoal tome conhecimento da mudança ocorrida. A inserção de folha revisada pode ser realizada:

  • adiante ou atrás da norma a ser substituída; ou
  • em uma seção especial do manual dedicada a normas a entrarem em vigência em datas futuras.

Se uma revisão contiver matéria adicional que não possa ser inteiramente incluída na folha revista, devem ser emitidas folhas adicionais identificadas com o mesmo número da folha revista acrescido de uma letra do alfabeto.

B - Re-emissão

A re-emissão é uma nova edição completa do corpo do manual administrativo e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões.

A re-emissão de uma Norma Administrativa deve ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação anterior.

C - Cancelamento

O cancelamento de um manual administrativo ou parte dele pode ocorrer com a publicação da Folha de Cancelamento.


1.12. - AVALIAÇÃO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Geralmente, as empresas não adotam uma política de avaliar periodicamente os seus manuais.

Objetivando facilitar a avaliação de manuais existentes, é apresentada a seguir uma lista de controle que ajudará a cumprir esta tarefa (Saroka e Gaitán, 1979:111):

  • o que pensam os usuários sobre o manual?
  • o título do manual é adequado e claro para suas finalidades?
  • é de fácil leitura? (linguagem, referências, revisão).
  • com que freqüência é consultado?
  • a encadernação é adequada? A encadernação permite leitura e inserção fáceis dos materiais?
  • em que casos é consultado?
  • contém instruções para sua utilização? Estas são compreensíveis? Contém exemplos ilustrativos?
  • contém índices temáticos? Está bem ordenado? Permite localizar facilmente a informação necessária?
  • que sistema de codificação de folha é utilizado? É o mais adequado?
  • os temas do corpo principal foram distribuídos de acordo com uma ordem lógica?
  • as folhas são pré-impressas?
  • existem ilustrações, exemplos, modelos que facilitam a compreensão?
  • está sempre atualizado? Qual é o procedimento de atualização adotado? Quem são os responsáveis pela atualização?
  • a diagramação é boa? Foram observados aspectos como: formato de tipos de impressão adequados, espaço suficiente entre as linhas, qualidade da impressão?
  • foi prevista a inclusão de um glossário com a definição de termos duvidosos? O glossário é suficientemente amplo e claro?
  • foram colocados nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão no corpo principal interrompe a fluidez da leitura?
  • foi previsto espaço em branco suficiente para permitir a anexação de novos parágrafos?
  • existe número suficiente de exemplares?
  • desde que o manual entrou em vigência, foram observadas mudanças positivas na forma de execução das atividades?
  • o conteúdo do manual fornece as soluções de todas as situações que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por analogia?
  • suas dimensões permitem fácil manuseio e arquivamento cômodo?
  • as normas novas são inseridas no manual com antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com que antecedência?
  • qual é o critério adotado para diferenciar as normas novas daquelas que serão substituídas?
  • o que é feito com as normas substituídas?


1.13. - ALGUNS FORMULÁRIOS PARA MANUAIS ADMINISTRATIVOS

A seguir são apresentados modelos de formulários para manuais administrativos dentro da empresa fictícia PLANOS - Indústria e Comércio S.A

Para facilitar, foram considerados os manuais mais comuns nas empresas, ou seja, o Manual de Organização e o Manual de Normas de Procedimentos.

A - Formulário para o Manual de Organização

Um modelo de Manual de Organização, cuja estrutura geral segue os critérios abaixo descritos, pode ser utilizado como exemplo para qualquer empresa.

O manual é dividido em três partes:

Na primeira parte estão descritas as Atribuições das Chefias, em função dos níveis hierárquicos que ocupam na Estrutura Organizacional. Segundo a figura abaixo.

PLANOS

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

PÁGINA

DATA

ATRIBUIÇÕES GERAIS

PÁG. SUBSTITUTA

 

UNIDADE

GERÊNCIA

 

RELATIVAS A PLANEJAMENTO, DIREÇÃO E CONTROLE

01. Procurar aperfeiçoar continuamente sua capacidade de liderança, iniciativa, julgamento, decisão, convicção, entusiasmo e integridade pessoal.

02. Manter-se atualizado com as modernas técnicas relativas às atividades que desenvolve na empresa, transmitindo a seus subordinados os conhecimentos necessários à boa execução dos trabalhos.

03. Promover e manter elevado espírito de colaboração entre seus subordinados.

04. Transmitir aos seus subordinados diretos as diretrizes básicas para elaboração dos Planos de Trabalho de suas unidades.

05. Analisar os Planos de Trabalho das unidades que lhes são subordinadas diretamente, procedendo às alterações, inclusões e exclusões julgadas necessárias.

06. Colocar à apreciação de seu superior imediato o Plano de Trabalho elaborado para gerência e providenciar as alterações que lhe forem transmitidas.

07. Colaborar com seu superior imediato, quando solicitado, na apresentação do Plano de Trabalho proposto à sua chefia mediata ou órgãos responsáveis pelo planejamento da empresa.


Na segunda parte são descritas as Atribuições Específicas de cada uma das chefias, compreendendo:

  • ligações hierárquicas imediatas;
  • responsabilidade básica;
  • atividades relativas a:

    - planejamento;
    - organização;
    - direção;
    - pessoal; e
    - controle.

Na terceira e última parte, é apresentado o Organograma Geral da empresa e os organogramas parciais.

PLANOS

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

PÁGINA

 

 

DATA

ATRIBUIÇÕES ESPECÍFICAS

PÁG. SUBSTITUTA

 

UNIDADE SIGLA C.CUSTOS

GERÊNCIA DE PROCESSAMENTO DE DADOS GPD 4.220-3

1. LIGAÇÕES HIERÁRQUICAS IMEDIATAS

UNIDADE SUPERIOR

- Superintendência de informática

UNIDADES SUBORDINADAS

- Divisão de Programação e Análise de Processamento de Dados

- Divisão de Operação de Processamento de Dados

- Divisão de Banco de Dados

LIGAÇÕES FUNCIONAIS

Gerência de Organização e Métodos

2. RESPONSABILIDADE BÁSICA

Responder por todas as atividades de processamento de dados e sistemas de informação da empresa.

Responder pela seleção de equipamento, análise de sistemas, programação e operação.

Responder pelo desenvolvimento de sistemas administrativos/financeiros, científicos de informações e banco de dados.

3. ATIVIDADES

a) Relativas a planejamento

b) Relativas a organização

c) Relativas a direção

d) Relativas a pessoal

e) Relativas a controle


B - Formulário para o manual de normas e procedimentos

Um modelo de Manual de Normas e Procedimentos, cuja estrutura geral segue os critérios abaixo descritos, pode ser utilizado como exemplo para qualquer organização.

O manual é dividido em sistemas, os sistemas em subsistemas e estes em rotinas.

Cada rotina é objeto de uma norma, cuja estrutura é a seguinte:

Texto compreendendo:

  • objetivo;
  • campo de aplicação;
  • conceitos básicos; e
  • procedimentos gerais.

Anexos, incluindo-se

  • fluxograma e rotina;
  • formulários;
  • tabelas; e
  • figuras.

A figura abaixo é apresentado um exemplo de uma folha de manual de normas e procedimentos.

PLANOS

SISTEMA

CÓDIGO

SUBSISTEMA

PÁGINA

ROTINA

PÁG. SUBSTITUTA

 

DATA ___/___/___

 


CIESA - CENTRO INTEGRADO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAZONAS

MANUAL DE AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL

NORMAS E PROCEDIMENTO


INTRODUÇÃO

Processos diversos de avaliação de ensino superior são difundidos em países nos quais a educação constitui uma preocupação básica, tornando-se, sobremaneira, necessários quando se pretende a melhoria da qualidade do ensino.

A relevância do processo de avaliação do ensino superior não se limita ao seu potencial para a elaboração de diagnósticos. Destaca-se sua importância quando o consideramos um mecanismo capaz de contribuir para o conhecimento da realidade dos cursos e das instituições de ensino que os ofertam estimulando, assim, a reflexão sobre o presente e as aspirações futuras, a fim de catalisar as discussões sobre o caminho a trilhar, sobre o modelo desejado e sobre as estratégias para a construção desse modelo.

SISTEMAS DE AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL DO CIESA

O reconhecimento do processo de avaliação institucional como instrumento viabilizador da concretização dos compromissos firmados perante a sociedade representa uma metodologia que deve ser contínua, permanente, global e integradora. Um processo que admita o erro como possibilidade, construa pontes e não barreiras, promova o crescimento individual e assegure o indispensável sentido de evolução do conjunto institucional e de sua inserção social.

 

TIPOS DE AVALIAÇÃO

PERIODICIDADE DA AVALIAÇÃO

SEMESTRAL

ANUAL

BIENAL

SEMESTRAL - Verificação do desempenho global do CIESA e do grau de atingimento dos objetivos institucionais e de seus cursos.

MÉTODO - Questionário de auto-preenchimento por professores e alunos, compreendendo os subsistemas de avaliação do desempenho global, de avaliação de gestão e de avaliação dos cursos.

UTILIZAÇÃO - Reformulação imediata da metodologia e/ou conteúdo das atividades de ensino, pesquisa e extensão e dos elementos que compõem os padrões de qualidade para o ensino superior.

ANUAL - Avaliação externa: Exame Nacional de cursos (Provão).

MÉTODO - Aplicado pelo INEP/MEC, através de uma prova respondida pelos alunos cadastrados pela instituição.

UTILIZAÇÃO - Análise dos relatórios emitidos pelo INEP com vistas a revisões e reformulações nos planos de ensino dos vários cursos do CIESA.

BIENAL - Acompanhamento de egressos (formandos).

MÉTODO - Questionário de auto-preenchimento e entrevista pessoal.

UTILIZAÇÃO - Revisão ampla do curso, proposição de novas abordagens e habilitações.

O sistema de avaliação interna ou Auto-Avaliação do CIESA está disciplinado no art. 95 do seu regimento como um instrumento de análise das atividades instituídas, voltado para a consecução dos objetivos estabelecidos e, por ter como meta a excelência do ensino, compreende:

  • A avaliação da Administração Geral;
  • A avaliação da administração acadêmica;
  • A avaliação dos cursos de graduação;
  • A avaliação dos outros cursos;
  • A avaliação da organização didático pedagógica;
  • A avaliação de pesquisas e elaboração de trabalhos científicos;
  • A avaliação das instalações físicas;
  • A avaliação da biblioteca;
  • A avaliação dos laboratórios;
  • A avaliação do corpo docente;
  • A avaliação do corpo discente; e
  • A avaliação de integração Social.

O Sistema de Auto-Avaliação do CIESA subdivide-se em três subsistemas, de acordo com o art. 3º da Portaria nº 03, de 21.09.00, que o organiza e regulamenta. Esses três subsistemas são:

  • Subsistema de avaliação do desempenho global;
  • Subsistema de avaliação de gestão;
  • Subsistema de avaliação dos cursos.

O Subsistema de Avaliação de gestão compreende dos seguintes aspectos:

  • Administração Geral
  • Administração Acadêmica
  • Integração social
  • - Produção Acadêmica.


LEGISLAÇÃO E NORMAS INTERNAS

A Constituição Federal de 1988.

Art. 206. O ensino será ministrado com base nos seguintes princípio:

- Garantia de padrão de qualidade. ....

Art. 209. O ensino é livre a iniciativa privada, atendida as seguintes condições:

"....... autorização e avaliação de qualidade pelo poder público.

A lei nº 9.131 de 24/11/95, estabelece que devem ser realizadas avaliações periódicas das instituições e dos cursos de graduação, utilizando-se procedimentos e critérios abrangentes dos diversos fatores que determinam a qualidade e a eficiência das atividades de ensino, pesquisa e extensão.

A lei nº 9.394 de 20.12.96, lei de diretrizes bases da Educação Nacional incumbe a união de avaliar todos os cursos e instituições de ensino superior e torna obrigatório o reconhecimento periódico dos cursos de graduação, subsidiado por um processo de avaliação externa.

O Regimento do CIESA, aprovado pelo parecer CES de 05.04.2000, título VII, art. 95, cria, no CIESA, o sistema de auto-avaliação da instituição como instrumento de análise das atividades instituídas, voltado para a consecução dos objetivos estabelecidos, tendo por meta a excelência do ensino.

O programa Avaliação Institucional do CIESA, expõe os princípios, objetivos, critérios, metodologia e subprogramas do processo de avaliação institucional do CIESA.

Portaria DG nº 02 de 21.09.00 aprova o sistema de acompanhamento de Egressos do CIESA.

OPERACIONALIZAÇÃO

O CIESA, em parceria com uma empresa de informática a ser contratada após rigorosa avaliação de idoneidade e competência, utiliza no seu processo de avaliação institucional, o sistema genérico Portfólio institucional que projeta, a partir de um conjunto de informações semestrais já registradas no banco de dados da instituição, uma série de inferências requisitadas pela comissão de avaliação, permitindo, assim, o necessário feedback e, consequentemente, o planejamento de suas atividades fins com mais precisão e segurança.

 

CENTRO INTEGRADO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAZONAS

CONSELHO DEPARTAMENTAL

DIRETORIA

BIBLIOTECA - SECRETARIA GERAL

DEPARTAMENTOS - NÚCLEO DE SERVIÇOS GERAIS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO - DEPARTAMENTOCONTÁBIL - DEPARTAMENTOECONÔMICO - DEPARTAMENTO CIEN AFONS


DO CENTRO E SEUS OBJETIVOS

O Centro Integrado de Ensino Superior do Amazonas - CIESA - é um estabelecimento de ensino superior particular, mantido pela Fundação Amazonense de Educação e Cultura - FAMEC - com sede na cidade de Manaus, capital do Amazonas e com seu estatuto inscrito no Registro Civil de Pessoas Jurídicas do Cartório de Manaus, sob o n° 148.997, do Livro A, n° 30, de 24 de março de 1986.

O CIESA rege-se pela legislação do ensino superior, pelo estatuto da Mantenedora e pelo presente Regimento.

O CIESA, como instituição da educação nacional, tem por objetivos;

  • ministrar o ensino, em grau superior, para formação e aperfeiçoamento de profissionais e especialistas;
  • promover a pesquisa e o desenvolvimento das atividades nas ciências, letras e artes, especialmente no que se refere à Região Amazônica.
  • estender à comunidade, o ensino e a pesquisa, mediante cursos e serviços especiais;
  • cooperar na orientação e desenvolvimento da educação, favorecendo entidades públicas e particulares, especialmente da Região Amazônica.

 

DA ESTRUTURA Organizacional DO CIESA

DOS ÓRGÃOS

São órgãos do CIESA:

Diretoria;

Conselho Departamental;

Departamentos.

DA DIRETORIA

A Diretoria é o órgão executivo que superintende, coordena e fiscaliza as atividades do CIESA.

A Diretoria é exercida pelo Diretor e, nas suas faltas e impedimentos, pelo VIce-Diretor.

O Diretor e o Vice-Diretor são designados pela Mantenedora, para mandato de quatro anos, permitida a recondução.

São atribuições do Diretor:

  • administrar o CIESA e zelar pela aplicação do presente Regimento;
  • convocar e presidir as reuniões do Conselho Departamental; c) delegar as atribuições necessárias ao bom funcionamento do CIESA. designando coordenadores ou assessores;
  • propor à Mantenedora a contratação e demissão do pessoal docente e administrativo;
  • propor à Mantenedora a contratação e demissão do pessoal docente e administrativo;
  • exercer o poder disciplinar na forma deste Regimento;
  • elaborar e submeter ao Conselho Departamental o Calendário Escolar e o Plano de Atividades de Ensino e Pesquisa de cada ano letivo;
  • escolher. dentre os nomes constantes de lista tríplice. os Chefes de Departamentos;
  • elaborar e submeter ao Conselho Departamental a proposta orçamentaria para ser incorporada ao orçamento global da Mantenedora;
  • conferir graus e títulos honoríficos e dar posse a ocupantes de cargos;
  • promover, por todas as formas ao seu alcance, a melhoria da qualidade do ensino, mediante sistemática avaliação institucional;
  • desempenhar as demais funções determinadas em lei e neste Regimento;
  • representar o CIESA junto às pessoas e instituições públicas e privadas, em juízo ou fora dele;
  • elaborar o plano anual de atividades do Centro juntamente com o Conselho Departamental e em harmonia com os Departamentos ;
  • elaborar o relatório anual das atividades do Centro e encaminhá-lo aos órgãos competentes do Ministério da Educação, depois de apreciado pelo Conselho Departamental e pela Mantenedora;
  • autorizar publicações sempre que estas envolvam responsabilidades do Centro;
  • cumprir e fazer cumprir as disposições deste Regimento e demais normas pertinentes.

DO CONSELHO DEPARTAMENTAL

O Conselho Departamental. órgão superior deliberativo e de supervisão de todas as atividades do CIESA, é constituído:

  • pelo Diretor. seu presidente;
  • pelo Vice-Diretor
  • pelos Chefes de Departamento;
  • por um representante discente de cada curso;
  • por três representantes da comunidade.

O Diretor Geral além de seu voto tem voto de qualidade.

Os representantes da comunidade serão escolhidos pelo Conselho Departamental, dentre os nomes apresentados por órgãos representativos da comunidade e terão mandato de um ano; podendo haver renovação.

Compete ao Conselho Departamental:

  • promover a compatibilização das atividades dos Departamentos e a coordenação didática dos cursos;
  • fixar normas complementares às deste Regimento sobre o concurso vestibular, currículos e programas, matrículas e transferências, número de turmas, distribuição de alunos por turma. oferta de disciplinas, aproveitamento de estudos e adaptação, avaliação do desempenho escolar e sobre outros assuntos que se incluam no âmbito de sua competência ou sejam submetidos pelo Diretor Geral.
  • aprovar a proposta orçamentária anual e a prestação de contas a serem encaminhadas à Mantenedora;
  • aprovar a seleção de docentes realizada pelos Departamentos;
  • exercer o poder disciplinar na forma deste Regimento;
  • elaborar o currículo pleno de cada curso de graduação, bem como suas modificações, submetend0-0s ao Conselho federal de Educação, por intermédio da Mantenedora e aprovar as normas de funcionamento dos estágios curriculares;
  • compatibilizar os programas e planos de ensino, elaborados pelos Departamentos, supervisionando a execução dos currículos dos cursos;
  • aprovar as cargas horárias e a periodização das disciplinas ou suas modificações;
  • aprovar o Calendário Escolar Anual e o Plano Anual de Trabalho.
  • aprovar os cursos de especialização, aperfeiçoamento e extensão ou de outra modalidade a serem ministrados pelo CIESA;
  • deliberar ou opinar sobre matéria encaminhada pelo Diretor Geral, que implícita ou explicitamente seja de sua competência.

DOS DEPARTAMENTOS

O Departamento é o órgão do CIESA que tem a função de exercer as atividades executivas e operacionais de natureza didático científica.

O Departamento, definido como órgão da estrutura do CIESA, compreende disciplinas afins e congrega docentes para as tarefas indissociáveis do ensino, da pesquisa e da extensão.

A implantação dos Departamentos, definidos neste Regimento depende da implantação de um conjunto significativo e do número adequado de professores que o integram.

Integram o Departamento:

  • os docentes de qualquer categoria que ministram disciplinas nele compreendidas;
  • um representante discente, indicado na forma da lei.

Cada Departamento tem um Chefe, escolhido pelo Diretor Geral, de uma lista de três nomes, elaborada pelos integrantes do Departamentos.

O mandato do Chefe de Departamento é de dois anos admitida a recondução.

Em suas faltas e impedimentos, o Chefe do Departamento será substituído pelo professor mais antigo, em termos funcionais, no Departamento e no Centro.

São atribuições do Chefe de Departamento:

  • administrar e representar o Departamento;
  • convocar e presidir as reuniões do Departamento;
  • integrar o Conselho Departamental;
  • fiscalizar a observância do regime escolar, a execução integral do programa de cada disciplina e dos planos de trabalho do Departamento;
  • verificar e atestar a atividade do pessoal docente e técnico-administrativo do Departamento;
  • zelar pela ordem e solicitar ao Diretor do CIESA os recursos humanos e materiais necessários ao Departamento;
  • adotar, em casos de emergência, "ad referendum" do Departamento, as medidas que se fizerem necessárias;
  • coordenar, no plano executivo, os cursos de especialização, aperfeiçoamento e extensão ou outros, bem como os planos de pesquisa que se situem no âmbito do Departamento;
  • assinar, juntamente com õ Diretor, os Certificados dos Cursos e de disciplinas de responsabilidade do Departamento.

Compete ao Departamento:

  • atribuir encargos de ensino e pesquisa aos seus docentes, respeitando as especializações;
  • elaborar os projetos de ensino, pesquisa e extensão e aprovar os programas e planos de ensino de suas disciplinas, elaborados pelos professores;
  • aprovar projetos de pesquisa e os planos de cursos de especialização, aperfeiçoamento, extensão ou de outra modalidade que se contenham no âmbito do Departamento;
  • aprovar projetos de pesquisa e os planos de cursos de especialização, aperfeiçoamento, extensão ou de outra modalidade que se contenham no âmbito do Departamento;
  • opinar sobre os processos de aproveitamento de créditos ou estudos, quando solicitado;
  • elaborar a lista tríplice para escolha do respectivo Chefe;
  • deliberar ou opinar em processos que lhe forem submetidos pelo Chefe;
  • deliberar ou opinar em processos que lhe forem submetidos pelo Chefe;
  • propor ao Conselho Departamental as cargas horárias das disciplinas ou as respectivas modificações;
  • designar, respeitadas as especializações, professor titular, responsável por estágios.

 

DA ATIVIDADE ACADÊMICA

DO ENSINO

DOS CURSOS

O CIESA ministrará as seguintes modalidades de curso:

  • de graduação
  • de especialização ou aperfeiçoamento
  • de extensão ou outros.

Os cursos de graduação objetivam a habilitação ao exercício profissional na área de estudos abrangidos pelo respectivo currículo pleno.

Os cursos de graduação são abertos à matrícula de candidatos que hajam concluído estudos de segundo grau ou equivalente e tenham sido classificados em concurso vestibular.

Os cursos de graduação, com a indicação dos respectivos atos de sua legalização, são os constantes do ANEXO I que integra este Regimento.

Os cursos de especialização e aperfeiçoamento são abertos à matrícula de candidatos diplomados em cursos de graduação ou que apresentem a qualificação prevista nos respectivos planos de estudo.

Os cursos de especialização se destinam a formar especialistas, graduados do nível superior, em setores restritos do conhecimento.

Os cursos de aperfeiçoamento se destinam a aprimorar conhecimento e técnicas dos graduados de ensino superior.

Os cursos a que se refere o presente artigo atenderão a setores de atividades acadêmica ou profissional.

A regulamentação dos cursos de que trata o presente artigo, a ser baixada pelo Conselho Departamental, disciplinará os aspectos específicos de sua organização.

Os cursos de extensão destinam-se a difundir a cultura, os conhecimentos e técnicas de trabalho, com vistas ao benefício da comunidade, levando a oportunidade de aprimoramento intelectual e cultural mesmo àqueles que não freqüentem escolas superiores.

A coordenação didática dos cursos de graduação cabe ao Conselho Departamental.

A coordenação didática dos demais cursos será:

  • do Conselho Departamental, quando envolverem atividades de mais de um Departamento;
  • do Departamento, quando envolverem atividades de um só.

O Colegiado a que esteja afeta a coordenação didática poderá designar um coordenador para o curso.

Além dos cursos previstos, os Departamentos poderão submeter ao Conselho Departamental os planos de organização de outros que visem a atender as exigência de sua programação específica, conveniências do mercado de trabalho local ou regional ou necessidades e interesses de entidades públicas e particulares.

O planos dos cursos de aperfeiçoamento e especialização serão elaborados a partir das normas definidas como específicas quanto à duração, conteúdo e desenvolvimento.


DA ESTRUTURA DOS CURSOS

O currículo pleno de cada curso de graduação abrangerá a sequência ordenada de disciplinas, hierarquizadas. conforme estabelecido no Anexo III. cuja integralização dará direito ao competente diploma.

O currículo pleno compreenderá as disciplinas regulares e as complementares.

Para efeito do disposto neste artigo, entende-se por:

  • disciplinas regulares, as resultantes do desdobramento de matérias componentes do currículo mínimo fixado na legislação vigente;
  • disciplinas complementares, as resultantes do desdobramento de matérias escolhidas para enriquecimento curricular.

As disciplinas complementares poderão ser caracterizadas como:

  • obrigatórias, assim consideradas aquelas cujo estudo não poderá ser dispensado;
  • optativa, aquelas cujo estudo fica a critério do aluno para integralizar a carga horária mínima do curso ou complementar à própria formação.

As disciplinas regulares e as complementares devem ter seus conteúdos programáticos fixados pelos Departamentos respectivos.

Os currículos plenos dos cursos de graduação compreenderão as disciplinas do primeiro ciclo de estudos e as dos ciclos profissionais.

O primeiro ciclo terá as funções de:

  • aprimorar os conhecimentos em áreas de estudos realizados em nível de segundo grau;
  • ministrar conhecimentos básicos para estudos do curso de opção do aluno;
  • ajustar o estudante às peculiaridades do curso superior.

A necessidade de aprimoramento nos estudos em nível de segundo grau será evidenciada pelos resultados do concurso vestibular.

O programa de cada disciplina será elaborado pelo professor ou grupo de professores do Departamento, segundo diretrizes aprovadas pelo Conselho Departamental.

Os programas. elaborados na forma prevista neste artigo. serão submetidos à aprovação do Departamento. e. por fim ao Conselho Departamental. que fará sua integração no programa do curso.

Cada programa será encabeçado por uma súmula ou ementados temas nele desenvolvidos.

Quando for o caso. o Departamento em que a disciplina se compreender proporá ao Conselho Departarnental a correlação entre as aulas expositivas e outras formas de trabalho escolar supervisionado pelo professor, de forma a complementar o plano de ensino.

Os currículos plenos dos cursos incluirão:

  • Estudo de Problemas Brasileiros; e,
  • Prática Desportiva.

As cargas horárias de Estudo de Problemas Brasileiros e da Prática Desportiva não integrarão o número mínimo de horas fixadas para cada curso.

É obrigatória a execução integral do programa de cada disciplina.

As disciplinas e atividades, determinadas no currículo pleno de cada curso, serão distribuídas em anos letivos, com as respectivas carga.." horárias, conforme Anexo deste Regimento.

Os currículos dos demais cursos, especialmente os de especialização e aperfeiçoamento, serão fixados em cada plano de curso.


DA PESQUISA

O CIESA incentiva a pesquisa através de concessão de auxílio para a execução de projetos científicos, com oferecimento de bolsas especiais, formação de pessoal pós-graduado, promoção de congressos, intercâmbio com outras instituições, divulgação dos resultados das pesquisas realizadas e outros meios ao seu alcance.

Os projetos de pesquisa são coordenados pelo Departamento a que esteja afeta sua execução.

DAS ATIVIDADES DE EXTENSÃO

O CIESA manterá atividades de extensão cultural para a difusão de conhecimentos e técnicas pertinentes às áreas de seus cursos.

As atividades de extensão são coordenadas pelos Departamentos que as executem.


DO REGIME ESCOLAR

DO ANO LETIVO

O conselho Departamenta1 aprovará, anualmente Calendário Geral, detalhando os diversos momentos especiais de usa consecução, inclusive períodos de provas e colação de grau.

O ano letivo, com duração de duzentos dias de trabalho escolar efetivo, não incluindo o tempo reservado a exames, será distribuído em dois períodos letivos. dois períodos letivos.

Entre os períodos letivos do ano escolar, cada Departamento deve programar atividades de ensino e pesquisa, de modo que se assegure o funcionamento contínuo do Centro.

Sempre que, por qualquer motivo, houver interrupção do ano escolar, este poderá ser estendido por ato próprio do Diretor do Centro.

Além do capitulado no artigo 31, do Calendário Geral, deverá constar:

  • as datas de realização do concurso vestibular;
  • início e término dos trabalhos escolares por períodos do ano letivo;
  • recebimento de transferência;
  • matrícula. seu trancarnento, renovação e confirmação;
  • dias letivos, feriados e férias escolares.


DO CONCURSO VESTIBULAR

A admissão aos cursos de graduação far-se-á mediante classificação em concurso vestibular, aberto a candidatos que hajam concluído estudos de segundo grau ou equivalente.

O concurso vestibular é realizado antes do início de cada ano letivo e só tem validade para a matrícula no ano a que se destina.

A organização do concurso vestibular fica a cargo de uma comissão, que pode também encarregar-se de sua realização.

O ato que institui a comissão do concurso vestibular, aprovado pelo Conselho Departamental, estabelecerá a sua composição e definirá sua competência.

Se houver conveniência, a realização do concurso vestibular poderá ficar a cargo de organização idônea, mediante convênio aprova do pelo Conselho Departamental.

O pedido de matrícula é feito em formulário próprio, pelo estudante ou seu procurador, com a apresentação ou juntada dos documentos prescritos.

Para a matrícula inicial são indispensáveis. além de outros. Determinados em normas específicas os seguintes documentos:

  • documento de identidade;
  • título de leitor (se maior de 18 anos);
  • comprovante de estar em dia com as obrigações militares (se do sexo masculino);
  • prova de conclusão de estudos de segundo grau ou equivalente;
  • seis fotografias. tamanho 3 x 4.

O pedido de matrícula. em qualquer circunstância. só pode ser de ferido à vista da documentação completa.

Considera-se nula a matrícula efetuada com inobservância de quais quer das exigências. condições ou restrições definidas em lei. Neste Regimento ou em normas complementares. devendo ser o cancela mento comunicado ao interessado.

A matrícula nos cursos de graduação, ato formal de ingresso no curso e de vinculação ao aluno ao CIESA, é feita na primeira série do curso e se renovada, anualmente, de acordo com o calendário estabelecido, denominando-se de rematrícula, quando de sua renovação e de confirmação de continuidade de estudos, quando realizada entre os períodos do ano letivo.

A matrícula e rematrícula são feitas por série, admitindo-se a dependência de estudos em até duas disciplinas.

A não confirmação da continuidade de estudos, a qual deve ser efetuada com aprovação da quitação do aluno com relação aos paga mentos devidos ao CIESA, representa abandono de curso.

Ressalvado o disposto neste Regimento, a não renovação da matricula implica em abandono do curso e a desvinculação do aluno do CIESA, e seu retomo somente poderá se dar mediante expressa solicitação, efetuando o pagamento do que for devido ao Centro, relativamente ao ano em que ocorreu o abandono, e, em prazo que não ultrapasse três anos do registro do abandono, observada a existência de vaga.

Havendo vagas, podem ser admitidos candidatos portadores de diplomas de ensino superior, diplomas estes devidamente registrados, ou, alunos de cursos de graduação, transferidos para o Centro.

É concedido trancamento de matrícula para o efeito de, interrompidos temporariamente os estudos, manter o aluno, sua vinculação ao CIESA e seu dito à renovação de matrícula.

O trancamento é concedido ao aluno que estiver integralmente quite com o CIESA e só poderá ser requerido após o decurso de um ano de sua matrícula inicial e até noventa dias da data do início do ano letivo.

Do requerimento de trancamento deverá constar, expressamente o período de tempo do trancamento, o qual não poderá ultrapassar a um ano letivo e somente poderão ser concedidos dois trancamentos sucessivos ou três alternados.

Se o trancamento for solicitado com direito à vaga, deverá o aluno pagar a anuidade escolar pelo período em que o trancamento for solicitado e se o trancamento for solicitado sem garantia de vaga, o retorno só será deferido se houver existência de vaga.

O aluno que houver trancado matrícula ou interrompido seu curso, ao retomar ao estudos sujeitar-se-á ao estudo das disciplinas e à realização das atividades previstas no currículo pleno em vigor.

Nenhuma matrícula é renovada após cinco anos de interrupção dos estudos.

Os planos de cursos definirão as condições de ingresso e as exigências de integralização no caso dos cursos de especialização, aperfeiçoamento, extensão ou de outras modalidades, respeitadas as normas específicas e as disposições do presente Regimento.


DAS TRANSFERÊNCIAS E DO APROVEITAMENTO DE ESTUDOS

São permitidas transferências de estudos provenientes de cursos de instituições estrangeiras e nacionais de funcionamento regular.

São condições de deferimento de qualquer pedido de transferência, o seu processamento no prazo previsto no Calendário Escolar e a existência de vaga.

A transferência é aceita em qualquer época e independe da existência de vaga quando o aluno é servidor público civil ou militar.

A exceção prevista no parágrafo anterior abrange os dependentes do interessado.

A matrícula do aluno transferido é deferida à vista da guia de transferência e da documentação completa:

  • histórico escolar, assinalando as disciplinas e discriminando para cada uma a carga horária ou número de créditos, as menções, graus ou notas obtidas e a freqüência;
  • currículo pleno do curso, com todas as disciplinas e atividades, discriminando-se as cargas horárias, ou números de créditos, os pré-requisitos, a duração total de períodos e anos letivos;
  • os programas de cada disciplina;
  • o regime ou critério de aprovação;
  • a relação das matérias do currículo mínimo e de outras introduzidas pelo estabelecimento, com as respectivas disciplinas resultantes de seu desdobramento;
  • documentos pessoais e comprovante da escolaridade de segundo grau.

O Conselho Departamental baixará normas complementares sobre transferência, observando a legislação vigente.

A guia de transferência é expedida ao aluno que a requeira, independente da época ou outra formalidade, salvo se não estiver em dia com seus compromissos financeiros.

O aproveitamento de estudos, não decorrente de transferência, faz-se com observância dos seguintes princípios:

  • aproveitamento de estudos pode ser feito para ciclos. cursos ou habilitações da mesma duração ou de durações diferentes;
  • o aproveitamento de estudos é feito, automaticamente, quando a disciplina estudada tem, em conteúdo e duração, desenvolvimento idêntico, superior ou equivalente à disciplina pretendida;
  • o aproveitamento de estudos pode ser feito mediante adaptação, quando, não ocorrendo a hipótese da alínea anterior, há elementos comuns entre a disciplina estudada e a que se pleiteia em seu lugar;
  • em caso de adaptação, consideram-se as cargas horárias e os programas das disciplinas;
  • na análise dos programas, a comparação levará em conta o valor formativo de seu conteúdo na perspectiva dos conhecimentos e das habilidades requeridas para o curso pretendido, mais do que os aspectos qualitativos e formais representados por itens do programa ou número de atividades;
  • não é permitido o aproveitamento quando, embora exista coincidência ou equivalência de carga horária, o conteúdo não atender ao aspecto formativo do curso pretendido;
  • quando ambos os cursos incluírem em seus currículos plenos disciplinas complementares, sendo essas, porém diferentes no todo ou em parte, pode o Conselho Departamental, em qual quer hipótese, exigir o estudo de todas as disciplinas do próprio currículo pleno ou, como solução pedagogicamente mais recomendável, reconhecer aquelas já cursadas que, a seu juízo, apresentam um equivalente valor formativo;
  • as adaptações determinadas pelo Conselho Departamental podem, conforme o caso, resolver-se em provas especiais, estudos com assistência do professor ou na própria sala de aula, de temas ainda não vistos ou partes de programas faltantes que sejam indispensáveis ao prosseguimento do curso.

Os critérios estabelecidos neste artigo aplicam-se aos casos de mudança de curso e aos de matrícula para prosseguimento de estudos. independentes de novo concurso vestibular.


CONCLUSÃO

O manual é elaborado para que não sabe. Quem o sabe não o consulta. Se o fizer, faz porque há dúvida. E, portanto, não sabe. Isso quer dizer o seguinte: a sua elaboração deve indicar todas as informações sobre o objeto a ser manualizado. Até mesmo as informações consideradas óbvias, como, por exemplo, dados sobre preenchimento de espaços destinados a data, nome etc.

Para melhor atualização, elabore sempre o manual em folhas soltas, pois, assim, a substituição de uma folha por outra fica facilitada.

A entrega do manual deve ser feita pelo próprio pessoal da unidade e nunca por qualquer outro funcionário da organização. O manual é u, forte instrumento de trabalho e não uma correspondência a ser protocolada e entregue pela unidade de comunicações.

A segmentação do objeto do manual deve seguir não a literatura existente, como, por exemplo, as técnicas de elaboração propostas neste livro, mas sim compatibilizar as peculiaridades da organização onde está inserida a unidade de O&M e, aí sim, os vários modelos passíveis de aplicação. Os modelos aqui apresentados servem como orientadores, e não como dogmas a serem obedecidos.

É fundamental a existência de um padrão estético que inclua, obrigatoriamente, a redação e a apresentação de cada manual. Não há dúvida de que o conteúdo vai valorizar o trabalho de elaboração, mas a parte semicosmética é também relevante. Apenas um lembrete: apresentação e redação serão de pouca ajuda, se o conteúdo não for consistente com as demandas que originaram a elaboração do manual.

É interessante , mas não imprescindível a adoção de um sistema de codificação que permita uma fácil referência, ou seja, uma fácil busca do manual e do assunto desejado.

O manual perderá a sua vitalidade á medida que as alterações de dados referentes ao assunto objeto do manual forem feitas apenas de forma oral. O desprezo pelo manual em certas organizações decorre, justamente, do fato do manual ser apenas um mero adorno de estantes, pois já não representa mais o que realmente está acontecendo.

O esforço de internalização do uso de manuais é igual a qualquer outra técnica de O&M, com um aspecto adicional: o manual é ferramenta de uso do próprio funcionário e não apenas do pessoal da unidade de O&M, como o fluxograma, para citar somente um exemplo.


BIBLIOGRAFIA

ARAÚJO, Luiz César G. – Organização e Métodos – 4ª edição – São Paulo – Atlas, 1994

OLIVEIRA, Djalma de P.R. de – Sistemas Organizações e Métodos _ Uma Abordagem Gerencial – 10ª edição – São Paulo – Atlas, 1998

CURY, Antônio – Organizações e Métodos _ Uma visão hostilistica, Perspectiva Comportamental & Abordagem Contigencial – 6ª edição – São Paulo – Atlas, 1995

 

Outros Autores : Alyne Morais Machado, Anderson da Silva Pontes, Cassandra Lustosa de Oliveira, Maria do Socorro e Haroldo Murilo