Como Redigir um Ofício
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COMO FAZER OFÍCIO


É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geralmente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige.

O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comercial.

Beltrão afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas não expedem ofício. Parece-nos que ele está considerando a possibilidade dessas instituições terem que se dirigir ao serviço público; pois, se isso ocorrer, necessariamente terão que elaborar uma correspondência chamada ofício.

Para Enéas de Barros, "embora ofício, em geral, seja quase sempre exclusivo da correspondência emitida pelos órgãos públicos estatais (ministérios, departamentos, serviços, autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se têm valido desse documento, principalmente em suas relações com alqueles órgãos, subordinando-se, também, à forma estabelecida oficialmente para tal espécie de correspondência."

Para o prof. Raphael Pugliese, "ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou , ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública."

O Manual de Redação, da Presidência da República, recentemente elaborado, apresenta o ofício com algumas inovações. Esse novo modelo é para ser aplicado em todo o serviço público federal brasileiro, poderá todavia servir de parâmetro para a empresa privada. Segundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando:

Para os chefes de Poder usa-se Excelentíssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por exemplo:

  • Excelentíssimo Senhor Presidente da República.
  • Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.
  • Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo, como:

  • Senhor Senador.
  • Senhor Juiz.
  • Senhor Ministro.
  • Senhor Governador.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades trata das por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

- Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Ministro da Justiça
70.064 - Brasília/DF

- Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Senador Federal
70.160 - Brasília/DF

- Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10ª Vara Civil
Rua X, nº 14
01010 - São Paulo/SP

Outra alteração que eliminou parte do formalismo do ofício foi a exclusão do uso do tratamento DD. ( digníssimo) e M.D. (mui digníssimo) às autoridades, curiosamente sob a alegação de que a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequado: Senhor (cargo).
O endereçamento a ser colocado no final do texto do ofício será assim:

Para chefes do poder e demais autoridades:

Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Presidente do Congresso Nacional
Brasília/DF

Excelentíssimo Senhor
Fulano de Tal
Secretário Geral da Presidência
Brasília/DF

Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada é apenas Vossa Senhoria, elimina-se o Ilustríssimo Senhor, ficando:

Ao Senhor
Fulano de Tal
Cargo
Guararapes/SP

Em vez de:

Ilmo. Sr.
Fulano de Tal
Cargo
São Paulo/SP

É necessário sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocativa. Exemplos peculiares são as utilizadas para juízes, reitores, bispos. A empresa privada que procura formas de tornar sempre mais ágil sua correspondência já adotou o sistema bloco-compacto para a estética também do ofício, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboração.

São públicos dessa comunicação dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pública. Para a empresa privada, somente o público externo é atingido com este tipo de comunicação.


Modelo

Indústria Gimenes S/A.
Campinas - Jundiaí - Curitiba - Videira - Presidente Prudente


Campinas, 17 de novembro de 1996.
Of. nº 15/96


Senhor Prefeito

Dentro da programação de comemoração do aniversário de nossa empresa, estaremos inaugurando, no próximo dia 7 de junho, às 17h, a "Creche Criança Sadia", localizada na rua Emílio Rios, 245; reivindicação antiga de nossos funcionários, que agora é concretizada.

Gostaríamos de contar com a presença de V.Exª para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a importância da criação de creches nas empresas, pois sabemos que essa é, também, uma das prioridades de seu governo.


Atenciosamente

Diretoria Geral
(assinatura)

Excelentíssimo Senhor
Paulo Soares Martins Dias
Prefeito Municipal de Campinas

Proposta de redação
Redija ofício dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inaguração das novas dependências de sua escola...