ARMP - Auditoria em Estoques
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ARMP - AUDITORIA EM ESTOQUES


1. AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS.

1.1 Conceito e definições de Auditoria.

O termo auditoria, de origem latina (vem de audire), foi utilizado pelos ingleses para rotular a tecnologia contábil da revisão (auditing), mas hoje tem sentido mais abrangente.

Inicialmente a auditoria limitou-se a comprovar a veracidade dos registros contábeis, visando observar a exatidão desses registros.

A tendência moderna representa uma evolução relativa que primitivamente se atribuía à auditoria e que se limitava ao campo de simples verificação, o conceito hoje é dinâmico e prossegue em evolução, atribuindo-se à auditoria outras importantes funções, abrangendo todo o organismo da empresa e da sua administração, a técnica da auditoria vai ainda além e passa ao regime da orientação, da interpretação e até da previsão de fatos.

1.2 Objetivo:

A auditoria dos estoques tem a finalidade de:

  • determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em custódia com terceiros ou em trânsito;
  • determinar se é pertencente à companhia;
  • determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade geralmente aceitos, em bases uniformes;
  • determinar a existência de estoques penhorados ou dados em garantia; e
  • determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas.

1.3 A Auditoria pode ser:

1.3.1 A Auditoria Externa ou auditoria independente surgiu como parte da evolução do sistema capitalista. Para que terceiros invistam em uma determinada empresa é preciso que esta empresa demonstre os seus resultados, essa necessidade de informação era para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento, e para verificar esses números era preciso que fossem confirmados por uma pessoa/empresa idônea e sem ligação com a empresa em questão, surgindo assim o auditor externo.

1.3.2 A Auditoria Interna é a tarefa designada a avaliar de forma independente, dentro de uma organização, as operações contábeis, financeiras e de outros tipos , no sentido de prestar um serviço à administração. É um controle administrativo, cuja função é medir e avaliar a eficácia de outros controles.

Autoridade e Responsabilidade.

A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa.

O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas, os planos, procedimentos e registros.

1.4 Procedimentos de auditoria.

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade.

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico.

  • contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e materiais em consignação ou com terceiros.
  • Confirmação.
  • confirmação de estoques com terceiros;
  • confirmação de estoques de terceiros;
  • confirmação de estoques em consignação.

Documentos originais.

  • exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;
  • exame de contratos de compra e venda;
  • exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra;
  • exame de atas e assembléias.


Cálculos.

  • soma de contagem de estoques;
  • cálculos das quantidades pelo preço unitário;
  • cálculos dos impostos;
  • apropriação das despesas gerais de fabricação.


Escrituração.

  • exame da conta de razão de produtos acabados;
  • exame da conta de razão de importações em trânsito;
  • exame das ordens de fabricação;
  • follow-up das contagens físicas.

 

2. AUDITORIA EM ESTOQUES.

Compreende-se todos os materiais, tais como: matérias-primas, materiais auxiliares de produção, materiais secundários, embalagens, produtos em fabricação, produtos semi-elaborados, produtos para venda, produtos para revenda, embalagens usadas, materiais obsoletos, sucata, produtos alimentícios, mercadoria em postos de abastecimento.

2.1 Pontos Fundamentais.

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar:

  • conheça muito bem a área auditada, através do Manual de Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos responsáveis usando o "questionário";
  • com base em tais conhecimentos estabeleça um bom Programa, ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para possíveis modificações;
  • aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada.

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

2.2 Características.

O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

01 - disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a sofrer atrasos ou dificuldades;

02 - pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se a certeza de que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível para o fim a que se destina;

03 - aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais econômica e nas melhores condições possíveis;

04 - preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;

05 - recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas quantidades e qualidade adquiridas;

06 - quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação histórica, de preferência por controles cruzados;

07 - qualidade - todos os meios devem ser usados para os controles de qualidade, tanto físico como visuais;

08 - custos - toda a mercadoria estocada representa custo, tal como: de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação, de seguro, etc.;

09 - custódia - serão tomadas todas as providências para evitar extravios, responsabilizando-se pessoas determinadas e dando-lhes a correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a supervisão do que lhes foi confiado;

10 - embalagem - cuidados especiais devem ser tomados com mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades usualmente requisitadas;

11 - acesso - as mercadorias devem ser estocadas de preferência perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas;

12 - preservação - os materiais devem ser preservados contra pó, umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem;

13 - deterioração - especiais cuidados devem ser tomados com mercadorias sujeitas a deterioração. Devem ser armazenadas em depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de mercadorias novas;

14 - consumo - as mercadorias somente devem ser entregues ao consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus aspectos físicos.

15 - seguro e segurança - devem ser examinadas as apólices de seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e inundações também devem ser verificadas;

16 - transporte - utensílios de manuseio e transporte também devem existir dentro de padrões modernos e adequados.

Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.

2.3. Alicerces.

As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:

Movimento de estoques:

  • inventário físico (último realizado):
  • relação dos saldos pelas fichas de estoques e pelos preços de custo e de venda;
  • classificação dos estoques;
  • localização dos estoques; relação de faltas e sobras do último inventário.

O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões etc.

 

3. QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIA EM ESTOQUES.

O questionário que se segue completa a fase de levantamento com eficiência, dos procedimentos contábeis para a avaliação de controles interno. O questionário de avaliação deve ser preferencialmente aplicado antes do programa, pois dever servir de base para sua elaboração.

Existe uma seção ou departamento responsável pela manutenção dos estoques?

Tem um responsável ou um almoxarife?

Quem é o responsável?

Tem o responsável outras seções sob a sua subordinação?

Quais?

Existem registros permanentes dos estoques para:

Matérias-primas?

Matérias auxiliares?

Material de consumo?

Produtos elaborados?

Mercadorias?

Equipamentos?

Produtos semi-elaborados?

Os registros são controlados por fichários de estoques fora do almoxarifado? São informatizados os registros?

O almoxarifado mantém fichas de estoques e de valores? Usa computadores?

Onde são mantidas? Se informatizado, quem digita?

Todos os artigos comprados passam pelo almoxarifado?

Ainda quando a unidade é de consumo imediato?

Só se fazem entregas nos almoxarifados mediante notas de requisição? São estas notas pré-numeradas?

Se não, qual a outra modalidade?

Como são distribuídas as vias das requisições de materiais?

Quem registra o estoque do controle é subordinado ao almoxarife?

Os registros de estoques do almoxarifado são feitos respeitando-se as datas das aquisições ou das entregas?

Todas as requisições são atendidas no mesmo dia?

Existem almoxarifados auxiliares?

Como se processa a transferência dos materiais?

Existem inspetores de estoques?

A quem estão subordinados?

São levantados inventários físicos anuais? Existem listagens periódicas?

As diferenças de estoque são relacionadas?

Quem as aprova?

Como são ajustadas?

Fazem-se investigações sobre as diferenças?

Qual a percentagem delas, face ao valor do último inventário?

Qual o setor no qual são encontradas as maiores diferenças?

As devoluções são controladas?

Qual o critério?

Quem as fiscaliza?

Os materiais obsoletos e inadequados são relacionados?

Quem recebe a relação?

As consignações são controladas?

Qual o critério?

Quem é o encarregado do controle?

A quem está subordinado o controlador das consignações?

Existe controle contábil dos estoques em contas especiais?

O controle é feito no razão Geral ou no de Custos?

Se no de custos, existe no razão Geral uma conta controladora superior?

Quais as contas?

Se um material for debitado diretamente a uma conta de despesa, continua sendo controlado no almoxarifado?

Existem instruções escritas adotadas para a contagem dos estoques?

Quem assiste aos inventários?

Os inventários são conferidos e revisados?

Os transportes são controlados pelo almoxarifado, no que diz respeito à recepção?

Existe um serviço autônomo de recepção ou é dependente?

Oferece boas condições de conferência do material a seção de recepção?

As unidades dos materiais estão bem definidas nos controles?

Os estoques estão devidamente segurados?

São feitos controles dos preços?

Percebeu alguma possibilidade de desvio dos estoques?

Qual o critério de avaliação seguido?

O processo seguido neste exercício é idêntico ao do exercício anterior?

Como se registram as discrepâncias de cálculos?

São autorizadas?

Quem as autoriza?

Existem materiais sem movimento há mais de um ano?

São relacionados os materiais sem movimentação?

Qual o critério para o estabelecimento dos mínimos e dos máximos dos estoques?

As requisições de compra obedecem aos mínimos ou a estes e a outras margens?

Existe um serviço de compras organizado?

Tal serviço é autônomo, relativamente aos serviços de recepção, estoques, despachos e contadoria?

Possui um encarregado especial?

Este encarregado está na função há quanto tempo?

Existe o critério de estabelecer-se rodízio nesta função?

Todas as ordens de compra são documentadas?

Todas as coletas de preços são documentadas?

As ordens de compra são aprovadas?

Quem as aprova?

São tais ordens pré-numeradas?

A Contadoria recebe cópia das ordens de compra e dos boletins de recepção diretamente dos serviços indicados?

O serviço de recepção recebe cópia das ordens de compra?

Como se processa o controle das ordens pendentes?

São elas relacionadas mensalmente e encaminhadas à administração?

Os fornecedores estão registrados segundo que critério?

As recepções são pré-numeradas?

Os números prevalecem para os registros contábeis?

O serviço de recepção mantém as cópias dos boletins devidamente arquivadas?

A Contadoria é imediatamente cientificada das devoluções? Algum registro é feito por funcionário ligado ao Almoxarifado?

A contadoria é imediatamente cientificada dos cancelamentos de ordens de compra? E o serviço de recepção?

Quem prepara os boletins de devolução?

A quem está subordinado?

A Contadoria faz preferência as faturas nas ordens de compra e nos boletins de recepção?

Há possibilidade de aprovação dupla de um fatura?

Todas as faturas de fornecedores são preparadas para a aprovação de pagamentos?

Como se processa a preparação?

As faturas são conferidas com as notas fiscais?

As notas fiscais são conferidas aritmeticamente?

As faltas e sobras são reportadas nos boletins?

São feitos confrontos entre os totais das contas de compras e de controle e o Registro de Entradas?

O total do Registro confere com o total das entradas ou recepções mais os vales em trânsito?

Qual o critério seguido para se realizar o lançamento no registro de compras?

Obedece ao que prevê a lei tributária?

Há centralização de controle das compras?

Há centralização do controle de aprovação de faturas de fornecedores?

Toda a documentação de compras gira pelos serviços de compras, recepção, controle e contadoria?

Os contratos de compra serão registrados?

Estão sendo cumpridos?

100.A empresa observa o critério de seleção de fornecedores baseado apenas em preços?


O questionário, distingue bem as duas fases de indagação - estoques e compras.

O questionário de estoques vai do número 1 até o número 60 e o de compras, do número 61 até o número 100.

De acordo com cada caso tal questionário pode ser modificado.

O livro de registro de inventários é obrigatório segundo a legislação tributária brasileira. Pela sua capacidade probante perante a lei, é que o auditor deve partir dele para a realização de seus exames, procurando fazer, pelo processo de amostragem ou de testes, confrontos com os dados constantes das fichas de controle dos estoques existentes no fim do exercício.

 

4. QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO DE CONTROLE INTERNO DE ESTOQUE.

 

Sim/Não
1. O responsável pelos estoques é o estoquista?

 

2. As precauções contra roubo são adequadas (cerca, portões, portas, janelas, grades, balcões, etc.)?

 

3. Os seguintes materiais tem inventário periódico rotativo? materiais de almoxarifado Medicamentos Gêneros Outros materiais (especificar)

 

4. Os materiais comprados são entregues em um departamento de recebimentos?

 

5. O relatório diário de entrada de mercadorias é preenchido pelo departamento de recebimento ou pelos setores de estoques?

 

6. Os setores de estoques só processam saídas de materiais, exclusivamente contra requisições?

 

7. Fazem-se contagens físicas e comparações com o fichário pelo menos uma vez por ano?

 

8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se as eventuais discrepâncias apuradas no item 7?

 

9. Exerce-se vigilância adequada sobre as vendas de sucata e os estoques de sucata?

 

10. informa-se periodicamente a administração sobre materiais obsoletos, avariados, os que tem consumo lento e os estocados em excesso?

 

11. Contabilizam-se cuidadosamente os seguintes itens: materiais em consignação? Mercadorias em depósitos de terceiros? Mercadorias de terceiros em depósitos na empresa? Embalagens a devolver? Materiais remetidos a título devolutivo, a fornecedores, laboratórios, etc.?

 

12. Quando os suprimentos de fabricação são lançados como despesas, é exercido controle extracontábil adequado sobre sua movimentação?

 

13. Quando se realiza um inventário, são preparadas instruções escritas?

 

14. São fáceis de identificar os materiais quando de um inventário físico?

 

15. Os inventários são feitos por empregados distintos dos encarregados da escrituração do estoque?

 

16. Após a contagem física do inventário, são devidamente controladas as etiquetas, folhas, etc.,. usadas?

 

17. No período de inventário, verifica-se suspensão de atividades do estoque?

 

18. A arrumação e a disposição do material inventariado são boas?

 

19. Os empregados que efetuam o inventário são independentes dos seguintes departamentos? Compras? Transporte? Faturamento?

 

20. Feito o inventário, verificam-se as operações de apuração final? Preços aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e somas? Transferência de quantidades para os resumos finais?

 

21. Existindo a seção de custos, ela: Está integrada na contabilidade geral? É a seção de custos que determina o preço de venda dos materiais?

 

22. Os estoques estão segurados e é adequado o valor do seguro?

 

Preparado por Data

 

Revisado por Data

 

 

 

5. O PROGRAMA DE AUDITORIA E A AUDITORIA DOS ESTOQUES.

O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos estoques.

Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens:

  • Confronto do livro de registro de inventários com os saldos dos controles de estoque no encerramento do exercício.
  • Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos de médias, etc.,).
  • Confronto do total de registro de inventário com as contas de controle do Razão (quer o de custos, quer o geral).
  • Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros de estoque.
  • Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais por aplicação e as vendas.
  • Verificação dos controles de consignações e armazenagens em trapiches, alfândegas ou armazéns gerais.
  • Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos armazéns gerais.
  • Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar se outros elementos que não os bens de venda os integram.
  • Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de qualquer parcela de resultado que lhes tenha sido acrescentada.
  • Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de venda.
  • Testes do lucro provável.
  • Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque com o preço de materiais novos.
  • Obtenção do quociente de rotação de estoques.
  • Exame do controle de retalhos e resíduos.
  • Verificação do controle dos armazéns de sobras.
  • Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques.
  • Comparações dos estoques em diversos exercícios.
  • Obtenção do cliente, do certificado dos estoques.
  • Exame dos materiais em trânsito.
  • Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com as demais.
  • Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle fora do almoxarifado.
  • Exame do sistema de controle das compras.
  • Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de recepção, as faturas, as requisições de compras e as partidas contábeis.
  • Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre as compras.
  • Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas de compras.
  • Comparação dos registros de estoques com os boletins de recepção, as faturas e as requisições de estoques.
  • Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens de compra.
  • Teste das compras em face do Registro de entradas e do inventário, por meio das faturas originais e das contas de controle.
  • Verificação das devoluções.
  • Sondagens diretas de preços na praça.
  • Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das notas fiscais respectiva.

Percebe-se, nitidamente, a distinção das duas fases da indagação: uma nos armazéns, outra nos serviços de compras.

A parte dos armazéns é feita pelos itens de número 1 até 21 e a parte de compras pelos de números 22 até 31.

 

6. PROGRAMA ADAPTADO (OUTRO MODELO).

QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA
Discriminação das Instruções
Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das contagens. Selecionar os itens antecipadamente. Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado (classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes. Acompanhar as contagens para se certificar de que todos os itens vem a ser contados. Certificar-se de que não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo material estocado em mais de um armazém, proceder à contagem simultânea. No término das contagens, certificar-se, juntamente com o encarregado do setor, de que todos os estoques hajam sido inventariados. Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o material recebido até a data do inventário foi nele incluído, e que os recebimentos após a sua data foram excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já faturados não foram incluídos nos inventários. Compilação. Conferir as passagens dos itens contados para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base de teste, inclusive os transportes de folha para folha. Exames Finais: Assegurar-se de que o método de avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados não estão vinculados, caucionados ou de qualquer outra forma onerados. Verificar se a cobertura de seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou carente. Determinar a rotação dos estoque, comparando-a com o ano anterior e explicar as variações. Conclusão: 20. Escrever memorando indicando os procedimentos gerais das áreas de estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e conclusão.
Tempo previsto: Data inicial: Data final: Tempo gasto : Tempo a mais/a menos: Local, data e assinatura ___________________________ Auditor

 

 

7. RECOMENDAÇÕES.

Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos, recomenda-se, além de tudo que já foi dito, o que segue:

  • a existência de um livro de registro de inventário, no qual constem todos os componentes do inventário final de cada exercício;
  • a existência de livros, mapas, etc., exigidos pela legislação em vigor, como os que dizem respeito a determinados medicamentos controlados, e outros.;
  • verificação e comparação do registro de inventários com as contas de controle do Razão;
  • verificação da exatidão dos saldos demonstrados pelas fichas de controle físico e físico-contábil de estoque;
  • controle da existência de materiais deteriorados, obsoletos e pouco movimentados;
  • análise da rotação de estoques e média de permanência apresentadas;
  • análise das medidas de segurança recomendadas pelo Ministério da Saúde e pela ABNT;
  • tipos de seguros existentes;
  • indicação de mudanças no Regimento Interno quando julgadas oportunas;
  • rotinas claras para o processo de compra de materiais e para as técnicas corretas de armazenagem e controle dos materiais;
  • verificação da existência de rotinas adequadas sobre devoluções e materiais em trânsito;
  • recomendação para uma política de treinamento constante do quadro de funcionários lotados nos setores de estoques.

 

8. BIBLIOGRAFIA.

  • ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria, um curso moderno e completo, Editora Atlas S.A., 5ª ed., São Paulo, 1996.
  • PATERNO, Dario, Administração de Materiais no Hospital, editora CEDAS, 2ª ed., São Paulo, 1990.
  • SÁ, Antônio Lopes de, Curso de Auditoria, editora Atlas S.A., 8ª ed., São Paulo, 1998.
  • SILVA, Renaud Barbosa da, Administração de Material, teoria e prática, ABAM, 2ª ed., Rio de Janeiro, 1981.
  • UHL, Franz e FERNADES João Teodorico F.S., Auditoria Interna, Editora Atlas S.A., 2ª ed., São Paulo, 1976.

 

Outros Autores: Flávio Henrique de Souza, Iracely de Souza Carvalho, João Arthur Martins da Costa e Katia da Silva Monteiro.